Délais d’un appel d’offres : rétroplanning, délais courts et dossiers en parallèle

Les délais minimaux que l’acheteur doit respecter

La date et l’heure limites figurent dans l’avis et dans le règlement de la consultation ; c’est l’acheteur qui les fixe. En procédure formalisée, le Code lui impose des minimums. Pour les pouvoirs adjudicateurs, dont l’État, les collectivités et leurs établissements publics :

Le délai de l’appel d’offres ouvert vient des articles R2161-2 et R2161-3 du Code de la commande publique (nouvel onglet) ; ceux de l’appel d’offres restreint, des articles R2161-6 à R2161-8. Comme les offres se déposent aujourd’hui en ligne, 30 jours est le minimum courant d’un appel d’offres ouvert. Trois règles complètent le tableau :

• en MAPA, l’acheteur « fixe les délais de réception des offres en tenant compte de la complexité du marché et du temps nécessaire aux opérateurs économiques pour préparer leur offre » (article R2151-1) ;
• en procédure formalisée, le délai minimal augmente de cinq jours quand certains documents ne sont pas publiés sur le profil d’acheteur, sauf urgence (article R2151-2) ;
• quand une visite ou une consultation de documents sur place est nécessaire, le délai doit permettre à chacun de prendre connaissance de toutes les informations (article R2151-3).

Un avis de préinformation qui annonce votre lot peut donc précéder une consultation de quinze jours seulement : c’est une raison de les suivre (voir organiser sa veille). Et un délai de 30 jours qui couvre le 15 août ou les fêtes de fin d’année ne laisse pas trente jours de travail.

Un délai de quinze jours : le rétroplanning resserré

Le calendrier type d’une consultation de 30 jours est dans répondre à un appel d’offres BTP. Sur quinze jours, tout se resserre, sauf la fin.

Exemple fictif : lot 05, menuiseries intérieures d’une crèche, procédure adaptée, estimé à 72 000 € HT ; visite facultative ; mémoire limité à 8 pages ; date limite à J0, 12 h.

Ce qui change par rapport à 30 jours : la décision tombe en 24 heures, les demandes de prix partent le jour du GO, et un fournisseur qui ne répond pas à J-7 est remplacé par votre base de prix. Le mémoire part de vos blocs existants, réécrits pour ce chantier. Ce qui ne se raccourcit jamais : l’arbitrage du prix, la relecture et le dépôt la veille. Si les questions sont encadrées par une date limite dans le RC, comme beaucoup de RC le prévoient, envoyez-les toutes dès J-12.

Combien de temps prévoir pour le mémoire technique

Le mémoire technique est souvent la tâche la plus longue, et la plus dépendante des autres : il attend la visite, les moyens retenus, le planning et les sous-traitants. Estimez son temps à partir du RC, pas au jugé. Exemple pour le lot 05 : 8 pages, trois sous-critères.

• plan calé sur les sous-critères et leurs points : 1 h ;
• exploitation de la visite et des réponses aux questions : 1 h ;
• rédaction, environ une heure par page utile : 8 h ;
• planning, schémas et photos légendées : 2 h ;
• relecture par le conducteur de travaux, corrections : 2 h ;
• mise en page et PDF au format demandé : 1 h.

Soit 15 heures, à étaler de J-10 à J-5 à côté du reste : deux à trois heures par jour. Ces durées sont celles de l’exemple ; relevez les vôtres sur quelques dossiers. Rédigez en parallèle du chiffrage, pas après : l’équipe et les moyens promis doivent se retrouver dans les heures du bordereau, et le dernier état du prix doit relire le mémoire. La méthode de rédaction est dans rédiger un mémoire technique.

Plusieurs dossiers en parallèle : tenir le plan de charge

Deux dossiers ne se gênent pas par leur date limite, mais par les journées qui mobilisent les mêmes personnes : visite, arbitrage du prix, dépôt. Exemple fictif d’une quinzaine chargée, comptée depuis aujourd’hui :

Les visites de A et C tombent le même jour, à deux heures de route l’une de l’autre ; les arbitrages de A et B, la même semaine. La solution : le conducteur fait la visite de A, le chef d’équipe celle de C avec une liste de points préparée ; l’arbitrage de A est fixé au jour 8, celui de B au jour 11 ; A est déposé le jour 11, B le jour 14. Si un quatrième avis arrive, il passe le Go/No-Go comme les autres, et la charge décide autant que la note.

Trois règles évitent l’embouteillage :

• un pilote par dossier, même si la même personne en pilote deux ;
• un tableau commun, revu chaque semaine, avec pour chaque dossier ses journées critiques ;
• renoncer tôt au dossier le moins bien placé, plutôt que d’en bâcler deux (voir prioriser ses appels d’offres).

La répartition des rôles et le temps de chacun sont détaillés dans organiser la réponse aux appels d’offres.

La marge avant l’heure limite

« Les offres reçues hors délai sont éliminées » (article R2151-5 (nouvel onglet)). Seule compte l’heure de réception, pas celle du début de l’envoi. Faites le calcul du téléversement : un pli de 400 Mo, plans et photos compris, met environ 27 minutes à partir avec un débit montant de 2 Mbit/s, un peu plus de 5 minutes à 10 Mbit/s. S’y ajoutent le chiffrement par la plateforme, une mise à jour du poste, une signature qui refuse de s’appliquer.

D’où trois habitudes :

• dépôt la veille, aux heures où l’assistance de la plateforme répond ;
• une heure limite à 12 h ne laisse pas la matinée : le jour J n’est pas un jour de travail sur le dossier ;
• la copie de sauvegarde, si vous en faites une, doit elle aussi parvenir avant l’heure limite.

Un second dépôt reste possible tant que l’heure n’est pas passée, mais seule la dernière offre reçue est ouverte : il doit contenir toute l’offre. Le détail des formats, des noms de fichiers et de l’accusé de réception est dans déposer son offre en ligne.

Quand l’acheteur modifie le dossier ou reporte la date

Le Code oblige l’acheteur à prolonger le délai dans deux cas : quand un complément d’information demandé en temps utile n’est pas fourni à temps, et quand il apporte des modifications importantes aux documents de la consultation. La prolongation est proportionnée à l’importance des informations ou des modifications (article R2151-4 (nouvel onglet)). En procédure formalisée, « à temps » veut dire au plus tard six jours avant la date limite, quatre en urgence (article R2132-6 (nouvel onglet)).

Ce que vous faites à chaque rectificatif :

• retéléchargez tout le dossier et comparez les versions, pièce par pièce, en priorité le RC, le CCTP et le bordereau ;
• remplacez le bordereau par la nouvelle version, même si une seule ligne change : une offre remise sur l’ancien fichier risque d’être jugée irrégulière ;
• refaites le calendrier depuis la nouvelle date, en gardant le dépôt la veille ;
• profitez d’un report pour une relecture de plus, pas pour repousser le chiffrage.

Une modification importante arrivée tard et sans report justifie une question écrite immédiate, qui rappelle la règle de prolongation : l’acheteur décide. Beaucoup de RC prévoient aussi que l’acheteur peut apporter des modifications de détail jusqu’à quelques jours avant la date limite, sans report : un dossier téléchargé en vous identifiant vous permet d’en être prévenu.

Avec ARAO

La veille d’ARAO, gratuite, affiche les jours restants de chaque annonce et filtre sur un nombre minimum de jours avant la date limite, dans la recherche comme dans les alertes. Le détail d’une annonce liste les avis rectificatifs reçus par la veille, avec la date limite reportée.

Au dépôt du DCE, l’IA lit dans le RC la date et l’heure limites, que vous validez. Le tableau de bord réunit les échéances des 10 prochains jours et les échéances dépassées, et un rappel par e-mail, réglé à 10, 7, 5 ou 3 jours, précède la date limite. Le Go/No-Go, gratuit et illimité, relève la visite et la durée du marché dès le premier jour. Avec la veille automatique des formules payantes, le DCE est recontrôlé à sept et à deux jours de la date limite et à chaque rectificatif, et un nouveau Go/No-Go part si le RC, le CCTP ou le CCAP changent. ARAO ne dépose pas l’offre : l’heure de réception reste votre affaire.