Prioriser les appels d’offres : de trente avis à trois dossiers par semaine

Combien de dossiers votre équipe peut-elle porter ?

Le tri commence par un chiffre que peu d’entreprises calculent : les heures disponibles chaque semaine pour les réponses. Un chargé d’affaires qui suit aussi des chantiers n’y consacre pas 35 heures. Comptez ensuite les heures d’un dossier type, mesurées sur vos cinq derniers : lecture du DCE, visite, questions, devis fournisseurs, métré et chiffrage, mémoire technique, pièces administratives, relecture et dépôt.

Exemple : un chargé d’affaires y passe 22 heures par semaine, le dirigeant 4 heures ; un lot en procédure adaptée avec mémoire et DPGF demande 25 heures, un accord-cadre à bordereau de prix unitaires 12 heures. L’équipe ouvre donc un dossier complet par semaine, deux si l’un est léger. Si deux dossiers anciens consomment déjà 14 heures cette semaine, il n’en reste que 12.

Ce chiffre décide de tout le reste. Répondre au-delà, c’est déposer des offres moins soignées, ou voler des heures aux chantiers en cours.

Trois questions pour écarter un avis en deux minutes

Sur une semaine, vos alertes livrent par exemple une trentaine d’avis ; le tri quotidien écarte les plus évidents (organiser sa veille), il en reste une douzaine. Chacun passe trois questions, sur l’avis et le RC seuls, sans ouvrir le reste du dossier :

1. Le métier. Le lot correspond-il à votre métier pour l’essentiel ? Un lot qui réunit plusieurs corps d’état ne passe que si le sous-traitant ou le cotraitant qui couvrira la part manquante est déjà identifié.
2. La zone. Le lieu d’exécution est-il dans votre rayon ? Pour un accord-cadre, regardez la liste des sites, pas seulement l’adresse de l’acheteur.
3. Le temps restant. Les jours restants couvrent-ils les heures du dossier, la visite et les devis fournisseurs ? En appel d’offres ouvert, l’acheteur laisse au moins 35 jours après l’envoi de l’avis (article R2161-2 (nouvel onglet)), 30 avec la remise électronique, 15 après un avis de préinformation ou en urgence (article R2161-3 (nouvel onglet)). En procédure adaptée, aucun minimum chiffré : il tient compte de la complexité du marché (article R2151-1 (nouvel onglet)). Et ces jours courent depuis l’avis, pas depuis le moment où vous le lisez.

Un « non » à l’une des trois questions écarte l’avis, quel que soit son intérêt. Le motif tient en un mot : métier, zone ou délai.

Classer ceux qui restent : urgence, valeur pour la charge, chances

Les avis qui passent le filtre reçoivent trois notes de 1 à 3 :

• Urgence : date limite et dates fixes, comme une visite obligatoire ou la date limite des questions. Les délais doivent permettre la visite (article R2151-3 (nouvel onglet)), mais la date de visite, elle, ne vous attend pas.
• Valeur pour la charge : le montant du lot face aux heures de réponse, et la charge de vos équipes à la période d’exécution. Un lot de 45 000 € HT demande presque le même mémoire qu’un lot de 250 000 € HT.
• Chances : poids du prix face à la valeur technique, références comparables, acheteur qui vous connaît, titulaire sortant installé à côté.

Le total sur 9 classe la semaine. Les mieux classés sont ouverts dans la limite des heures disponibles ; un bon dossier qui peut attendre passe en attente pour la semaine suivante ; le reste est refusé. Ce classement décide quels DCE ouvrir. La décision de répondre se prend ensuite lot par lot, DCE lu, avec la grille Go/No-Go.

Exemple : une semaine de douze avis

Entreprise fictive de plâtrerie, isolation et faux plafonds : 18 salariés, rayon de 60 km, lots visés de 40 000 à 350 000 € HT, 12 heures libres cette semaine, puis 20 et 26 heures les deux suivantes. J désigne le lundi de la réunion.

Six avis passent le filtre. Au classement, l’avis 1 obtient 9 sur 9 : visite obligatoire à J+3, bon montant pour 26 heures de travail, prix et valeur technique à parts égales, trois écoles en références. L’avis 8 obtient 7, l’accord-cadre 2 aussi : 12 heures pour un bordereau de prix unitaires et quatre ans de commandes possibles, sans minimum garanti. L’avis 10 obtient 4 : prix à 70 %, lot banal, concurrence nombreuse. L’avis 3 vaut mieux que son 6 sur 9, mais le démarrage annoncé en mars tombe sur deux chantiers en cours : une question écrite part sur la date réelle, réponse attendue avant le lundi suivant. L’avis 12, à J+28, attend une semaine.

Bilan : trois dossiers ouverts, deux en attente, sept refusés. Les trois dossiers demandent 58 heures, exactement les heures libres des trois semaines.

Planifier la charge des dossiers retenus

Une fois les dossiers choisis, placez leurs heures semaine par semaine, en partant des dates fixes :

Trois règles tiennent ce planning :

• posez les questions dès la première semaine : en procédure formalisée, l’acheteur répond au plus tard six jours avant la date limite aux questions posées en temps utile (article R2132-6 (nouvel onglet)) ; en procédure adaptée, beaucoup de RC fixent une date limite pour les questions ;
• jamais deux dépôts le même jour, et chaque dépôt la veille de la date limite ;
• un rectificatif qui modifie le dossier de façon importante prolonge le délai (article R2151-4) : replanifiez, mais ne comptez pas sur un report.

Pour les délais courts et les dossiers menés en parallèle, voir tenir les délais d’une réponse.

Refuser tôt, et garder la trace du refus

Un refus décidé le lundi coûte deux minutes. Le même refus décidé après la visite et trois jours de chiffrage coûte une vingtaine d’heures, et souvent le dossier qui aurait mérité ces heures. Refusez donc sur l’avis et le RC, avant d’ouvrir le CCTP et le bordereau.

Chaque refus garde une ligne : acheteur, objet, montant, date limite, motif. Après six mois, ces lignes disent si votre zone est trop étroite, si un métier voisin revient sans cesse, ou si un acheteur publie chaque année le même besoin. Elles disent aussi quand reviendra un accord-cadre que vous n’avez pas pu suivre.

Quand une consultation compte plusieurs lots, ne chiffrez que ceux que l’équipe peut soigner. L’acheteur peut limiter le nombre de lots attribués à une même entreprise (article L2113-10 (nouvel onglet)) : lisez le RC avant de répondre à trois lots pour n’en remporter qu’un.

La réunion du lundi : trente minutes, trois décisions

• Qui : le dirigeant, le chargé d’affaires, et le conducteur de travaux qui connaît la charge des équipes à trois mois.
• Ce qu’on apporte : la liste des avis retenus par le tri quotidien, les heures libres des trois semaines à venir, le planning des chantiers.
• Ce qui en sort : les dossiers ouverts, chacun avec un pilote ; les dossiers en attente, avec la question posée ou la date de réexamen ; les refus et leur motif.

Rien d’autre ne se décide dans cette réunion : ni le prix, ni le contenu du mémoire. Si elle dure plus de trente minutes, le tri quotidien laisse passer trop d’avis.

Les erreurs qui remplissent la semaine de mauvais dossiers

• Traiter les avis dans l’ordre d’arrivée, au lieu de les comparer une fois par semaine.
• Télécharger et lire tous les DCE « pour voir » : la lecture complète est réservée aux dossiers ouverts.
• Garder un dossier « au cas où » jusqu’au jeudi, puis le monter en deux jours.
• Accepter un lot parce que l’acheteur est connu, alors que les équipes sont pleines à la période des travaux.
• Traiter un accord-cadre sans minimum comme un carnet de commandes : son maximum n’engage pas l’acheteur.
• Oublier que le coût d’une réponse se paie même quand l’offre est perdue : il se chiffre, voir la rentabilité d’un appel d’offres.

Avec ARAO

ARAO ne planifie pas la charge de vos équipes, mais il raccourcit chaque étape du tri. La veille filtre par métier, département et délai minimum avant la date limite. Pour chaque dossier ouvert, le Go/No-Go, gratuit et illimité, note le lot sur vos critères, dont « Charge de réponse à l’appel d’offres » et « Disponibilité des ressources » si vous les retenez, et relève la visite, les critères de jugement et les pénalités. Il donne une fourchette du montant du lot, un ordre de grandeur et non un chiffrage, et la distance depuis votre implantation la plus proche. Une vue du tableau de bord liste les échéances sous 10 jours, et un e-mail vous prévient, si vous l’activez, quand une date limite approche. Un dossier abandonné reste dans la liste, au statut « Non soumis ».