Déposer son offre en ligne : formats, poids, heure limite et preuve de dépôt

Ce que le RC fixe pour le dépôt

Candidatures et offres se transmettent par voie électronique (article R2132-7 du Code de la commande publique (nouvel onglet)), sur le profil d’acheteur indiqué par l’avis. L’acheteur n’en est dispensé que dans quelques cas, dont les marchés passés sans publicité ni mise en concurrence sous les seuils de procédure formalisée (article R2132-12).

Avant de préparer le moindre fichier, relevez dans le règlement de la consultation (RC) :

• la date et l’heure limites, la référence de la consultation et le numéro du lot ;
• la structure du pli : candidature et offre dans un même dépôt ou séparées, un dépôt par lot ou un seul ;
• les formats exigés, en particulier pour le bordereau de prix ;
• une limite de taille ou de pages, s’il en fixe une ;
• une signature exigée dès le dépôt, et sur quelles pièces ;
• la copie de sauvegarde : papier, clé USB, ou voie électronique si le RC l’autorise ;
• le sort des variantes et des PSE : fichier ou dépôt à part.

Ce sont des règles de forme : une offre peut se perdre sur elles sans que personne ait lu votre prix. Les étapes qui précèdent le dépôt sont décrites dans répondre à un appel d’offres BTP.

Préparer le compte et le poste une semaine avant

Le dépôt se fait depuis un compte de l’entreprise sur la plateforme. Créez-le dès le téléchargement du DCE, avec une adresse générique lue chaque jour par deux personnes : avis rectificatifs, réponses aux questions et demandes de précisions y arrivent. Un compte au nom d’un salarié absent le jour du dépôt bloque tout.

Chaque profil d’acheteur doit offrir aux entreprises un espace pour tester la configuration de leur poste, un espace pour simuler le dépôt de documents et une assistance (arrêté du 22 mars 2019 relatif aux profils d’acheteurs, article 1er (nouvel onglet)). Servez-vous-en au moins une semaine avant la date limite, depuis le poste qui déposera :

• le test de configuration : navigateur, module éventuel à installer, réseau de l’entreprise qui ne bloque pas l’envoi ;
• la simulation de dépôt, avec un fichier aussi lourd que votre futur mémoire ;
• le certificat de signature, si le RC exige une signature au dépôt : son obtention prend plusieurs jours, voir signer électroniquement son offre.

Chaque plateforme a ses écrans et ses boutons : une entreprise qui répond sur trois plateformes refait ces essais sur chacune.

Formats : ce que l’acheteur doit pouvoir ouvrir et retraiter

Le RC fait foi. À défaut de consigne, voici les formats les plus souvent demandés :

Le bordereau reste dans le fichier de l’acheteur : il recalcule vos prix et compare les offres ligne à ligne. Ses contrôles avant remise sont dans contrôler une DPGF. L’acte d’engagement porte le total du fichier remis, au centime.

Bannissez les fichiers protégés par un mot de passe, les macros et les exécutables. Un fichier que l’acheteur ne peut pas ouvrir ne lui sert à rien, et un programme malveillant détecté dans l’offre fait basculer l’examen sur la copie de sauvegarde, si vous en avez envoyé une. Une archive ZIP n’est utile que si la plateforme ou le RC l’admettent : certaines plateformes demandent les fichiers un par un.

Les noms de fichiers suivent l’ordre du RC, comme pour la candidature (voir le dossier administratif) : 10_AE_lot04.pdf, 11_DPGF_lot04.xlsx, 12_Memoire_technique_lot04.pdf, 13_Planning_lot04.pdf. Des noms courts, sans accents, espaces ni caractères comme « ° », « & » ou « ’ » : une fois l’archive décompressée chez l’acheteur, un chemin de plus de 260 caractères peut empêcher Windows d’ouvrir le fichier.

Exemple : alléger un pli de 254 Mo

Exemple fictif : lot 04, électricité d’un groupe scolaire, estimé à 210 000 € HT, date limite un jeudi à 12 h. Le pli préparé pèse 254 Mo, surtout à cause des photos du mémoire, prises à l’appareil et collées telles quelles.

Ce qui a changé : chaque photo réduite à une largeur adaptée à une page A4 et enregistrée en JPEG, pour quelques centaines de Ko au lieu de 5 Mo ; les plans exportés en PDF depuis le logiciel de dessin au lieu d’être scannés ; seules les fiches exigées par le CCTP jointes.

Le temps d’envoi suit. Un mégaoctet vaut 8 mégabits : sur une ligne qui envoie à 1 Mbit/s, 254 Mo partent en 2 032 secondes, environ 34 minutes, contre moins de 6 minutes pour 43 Mo. Une fibre à 100 Mbit/s envoie les 254 Mo en une vingtaine de secondes, si la plateforme suit : quand beaucoup d’entreprises déposent dans la dernière heure, elle peut ralentir. Dans l’exemple, l’entreprise dépose le mercredi à 10 h et garde une journée pour réagir.

L’heure qui compte est celle de la plateforme

La plateforme doit déterminer avec précision la date et l’heure exactes de réception (arrêté du 22 mars 2019 relatif aux exigences minimales des moyens de communication électronique, article 2 (nouvel onglet)), par un horodatage qualifié au sens du règlement européen eIDAS (article 5). C’est cette heure qui compte, ni celle de votre ordinateur ni celle du début du téléversement : une offre reçue hors délai est éliminée (article R2151-5). Jusque-là, l’acheteur ne peut pas prendre connaissance du contenu des plis (article R2132-9).

Un pli téléversé mais non validé n’est pas déposé. Le dépôt passe souvent par plusieurs écrans : ajout des fichiers, récapitulatif, signature éventuelle, validation finale. Tant que le dernier bouton n’est pas passé, le pli reste en préparation. Un fichier envoyé par la messagerie de la plateforme ou par e-mail n’est pas un dépôt non plus.

La copie de sauvegarde est votre filet : sur papier ou clé USB, sous pli marqué « copie de sauvegarde », elle ne compte que si elle parvient dans le délai (article R2132-11 (nouvel onglet)). L’acheteur l’ouvre si un programme malveillant est détecté dans l’offre électronique, ou si celle-ci arrive incomplète, hors délai ou illisible, à condition que sa transmission ait commencé avant la clôture (arrêté du 22 mars 2019, article 2 (nouvel onglet)). Sinon, elle est détruite sans être ouverte. Envoyez-y exactement les fichiers déposés.

Corriger une pièce : redéposer toute l’offre

« Le soumissionnaire transmet son offre en une seule fois » : si plusieurs offres arrivent, seule est ouverte la dernière reçue dans le délai (article R2151-6 (nouvel onglet)). Trois conséquences :

• un second dépôt contient toute l’offre, pas la seule pièce corrigée ;
• un second dépôt reçu après l’heure limite est hors délai : c’est le premier, avec son erreur, qui sera ouvert ;
• chaque dépôt se refait à partir du dossier complet, jamais en mêlant d’anciennes versions.

Suite de l’exemple : le jeudi à 9 h, l’entreprise découvre que l’acte d’engagement porte 214 380 € HT, le montant d’avant la dernière reprise de prix, au lieu des 209 860 € HT de la DPGF. Elle corrige l’acte et redépose les 14 fichiers à 10 h. Si elle n’avait envoyé que l’acte corrigé, ce second dépôt aurait été le seul ouvert : une offre sans bordereau ni mémoire, donc incomplète.

Après l’heure limite, plus rien ne part de votre initiative. Une pièce manquante ne se rattrape que si l’acheteur demande une régularisation, ce qu’il n’est jamais tenu de faire : voir répondre à une demande de précisions de l’acheteur.

Vérifier le dépôt et garder la preuve

Chaque dépôt donne lieu à un accusé de réception électronique qui mentionne votre identification, le nom de l’acheteur, l’intitulé et l’objet de la consultation, la date et l’heure de réception et la liste détaillée des documents transmis (arrêté du 22 mars 2019 relatif aux exigences minimales, article 2). C’est votre preuve : contrôlez-la tout de suite.

Liste de contrôle, juste après le dépôt :

• le pli porte le statut « déposé » ou « transmis », pas « en préparation » ;
• l’accusé de réception est téléchargé en PDF, et l’e-mail de confirmation est arrivé sur l’adresse du compte ;
• l’heure de réception précède l’heure limite ;
• la consultation et le lot sont les bons ;
• la liste des documents de l’accusé correspond, nom par nom, à votre dossier ;
• une copie des fichiers déposés est rangée avec l’accusé, dans un dossier qu’on ne modifie plus ;
• la fin du délai de validité de l’offre est notée dans votre suivi.

Cette copie figée sert ensuite : c’est sur elle que portent les questions de l’acheteur, l’audition éventuelle et, si vous êtes retenu, la signature de l’acte d’engagement.

Quand la plateforme ne répond pas

Un message d’erreur à 11 h 40 pour une clôture à 12 h se gère dans cet ordre :

1. capture d’écran du message, avec l’heure visible ;
2. appel à l’assistance de la plateforme, numéro de ticket noté ;
3. message à l’acheteur par la messagerie de la consultation, avant l’heure limite, qui décrit l’incident ;
4. copie de sauvegarde portée sur place, s’il est encore temps.

Seul l’acheteur peut reporter la date limite, par un avis rectificatif adressé à tous les candidats : ne présumez jamais ce report. Les traces de l’incident servent surtout à établir que la transmission a commencé avant la clôture, condition pour que la copie de sauvegarde soit ouverte. Le meilleur remède reste un dépôt la veille.

Avec ARAO

ARAO ne dépose pas l’offre : le compte, les essais sur la plateforme, le téléversement et l’accusé de réception restent les vôtres. Il prépare ce qui part. Au dépôt du DCE, l’IA lit le RC : date et heure limites, que vous validez, et liste des pièces à fournir. Un e-mail peut vous rappeler la date limite, de 3 à 10 jours avant, selon vos réglages de notifications.

Le dossier du lot rassemble les pièces exigées, candidature et offre : DC1 et DC2 pré-remplis, pièces du coffre-fort en cours de validité, mémoire technique et bordereau produits dans ARAO ou vos propres fichiers. Il affiche le nombre de fichiers et leur poids total, puis se télécharge en archive ZIP : chaque pièce numérotée dans l’ordre du RC, sous un nom court, sans accents ni espaces. Une fois l’offre déposée, le dossier passe au statut « Soumis » jusqu’au résultat.