Contrôler une DPGF avant la remise : formules, quantités, total et fichier

Sur quel fichier, quand et par qui

Le contrôle final ne refait pas le chiffrage : il vérifie que le fichier déposé dit bien ce que vous avez décidé. Trois règles le rendent utile.

• Il porte sur le fichier à déposer, pas sur votre copie de travail. Une fois le contrôle fait, plus de reprise de prix : chaque retouche oblige à recommencer.
• Il est fait par une autre personne que celle qui a chiffré, avec le RC ouvert à côté.
• Il a sa place dans le planning, au plus tard la veille du dépôt, avec le temps de corriger. Le calendrier complet est dans répondre à un appel d’offres du BTP.

Gardez aussi le fichier d’origine de l’acheteur, intact, tel que téléchargé sur le profil d’acheteur, et vérifiez que c’est bien la dernière version : un DCE modifié en cours de consultation change parfois la DPGF elle-même. La méthode de remplissage est dans remplir une DPGF ; ici, tout est déjà chiffré.

Les formules du tableur : trois contrôles

Un montant faux s’affiche aussi proprement qu’un montant juste. Trois contrôles, dans cet ordre, trouvent les erreurs que l’œil ne voit pas.

Afficher les formules

Dans l’onglet « Formules » d’Excel, « Afficher les formules » remplace chaque résultat par son calcul. Descendez la colonne des montants : la même formule doit se répéter, quantité multipliée par prix unitaire de la même ligne. Une formule qui vise la ligne du dessus, un renvoi vers un autre classeur ou une erreur (#REF!, #VALEUR!) sautent alors aux yeux. Faites de même pour chaque sous-total : sa plage doit commencer à la première ligne du chapitre et finir à la dernière.

Chercher les montants tapés à la main

Sélectionnez la colonne des montants, puis « Rechercher et sélectionner », « Constantes » : Excel isole les cellules qui contiennent un nombre tapé au lieu d’une formule. Hors des lignes que le cadre de l’acheteur chiffre directement en montant, il ne devrait y en avoir aucune.

Exemple : ligne 2.4, cloison de 72 mm, 240 m². Pendant un essai, le montant a été tapé à la main, 9 840,00 €, soit 41,00 € le m². Le prix unitaire passe ensuite à 44,50 € : la cellule du prix affiche 44,50 €, celle du montant reste à 9 840,00 € au lieu de 10 680,00 €. Le total est faux de 840 €, et l’acheteur qui multiplie la quantité par le prix le voit.

Le piège inverse existe : un nombre collé depuis un devis ou un PDF arrive parfois en texte, aligné à gauche ou avec un point au lieu de la virgule. Une somme l’ignore sans rien signaler.

Recalculer le total par un autre chemin

Dans une copie du fichier, calculez la somme des quantités multipliées par les prix sur toutes les lignes (fonction SOMMEPROD), puis comparez-la à la somme des sous-totaux et au total général affiché. Les trois doivent tomber au centime. Un écart désigne une ligne hors d’une plage, un sous-total compté deux fois ou un montant figé. La méthode est détaillée pour le DQE dans remplir et contrôler un DQE. Vérifiez enfin que chaque prix unitaire est arrondi au centime dans sa cellule, pas seulement à l’affichage.

Exemple : une ligne hors de la plage, 7 047 € de travaux sans prix

Chantier fictif : réhabilitation d’une médiathèque, lot plâtrerie, cloisons, faux plafonds. La DPGF du maître d’œuvre arrive en Excel sans formules : l’entreprise pose les siennes, montant de chaque ligne et sous-total de chaque chapitre. Neuf jours avant la date limite, un DCE modifié ajoute au chapitre 4 une ligne 4.5. Plutôt que de reprendre le nouveau fichier, le chargé d’affaires insère la ligne dans sa version, juste au-dessus du sous-total, et la chiffre. La formule du sous-total, elle, ne bouge pas : =SOMME(F120:F146) s’arrête à la ligne 4.4.

Le total général affiche 186 420,00 € HT au lieu de 193 467,00 € HT, et c’est ce montant qui part à l’acte d’engagement. L’acheteur qui additionne les lignes trouve 7 047 € d’écart. Ce qu’il en fait dépend du RC : certains disent quelle pièce prévaut, d’autres non, et il peut vous interroger.

• Si le montant de l’acte d’engagement est retenu, le plafond acoustique est à vos frais : décrit au CCTP, il reste dû dans le forfait. Quand le marché renvoie au CCAG-Travaux 2021, ni les écarts de quantités ni les erreurs de la décomposition ne modifient un prix forfaitaire (article 10.3.1 (nouvel onglet)).
• Si la décomposition est retenue, votre prix monte de 7 047 € et votre classement peut changer.

Le recalcul par SOMMEPROD trouvait l’écart aussitôt ; Excel, lui, ne le signale au mieux que par un petit triangle vert dans l’angle de la cellule. Et la leçon vaut au-delà des formules : après un DCE modifié, reportez vos prix dans le nouveau fichier de l’acheteur, puis refaites tout le contrôle. Insérer la ligne dans l’ancien, c’est garder ses anciennes plages et risquer de manquer un autre changement, une quantité ou une désignation.

Quantités, désignations et unités : comparer au fichier d’origine

Le cadre est celui de l’acheteur : numéros, désignations, unités et quantités ne bougent pas, sauf permission du RC. Deux nombres suffisent pour un premier contrôle : le nombre de lignes et la somme de la colonne des quantités, dans le fichier d’origine et dans le fichier final. S’ils diffèrent, une ligne a été supprimée, ajoutée ou touchée. Pour la trouver, placez l’onglet d’origine dans une copie et comparez les cellules une à une par une formule d’égalité : chaque FAUX désigne une ligne à revoir.

Si le RC permet de corriger les quantités, ou si le cadre porte une colonne de quantités de l’entreprise, vérifiez que votre métré est dans la bonne colonne et que les montants le reprennent. Enfin, relisez en priorité les lignes qui pèsent le plus : triez-les par montant dans une copie, et contrôlez la quantité, l’unité et le prix des vingt premières.

Lignes vides, « PM », « compris » et prix à zéro

Filtrez la colonne des prix sur les cellules vides. Chacune doit relever de l’un de ces cas :

• « PM », pour mémoire, mis par le maître d’œuvre : la mention reste ;
• « compris », si le RC l’admet, avec la ligne qui porte le coût : vérifiez que cette ligne existe et qu’elle le porte vraiment ;
• un oubli : à chiffrer.

Une offre incomplète est irrégulière (article L2152-2 du Code de la commande publique (nouvel onglet)), et la régularisation n’est qu’une faculté de l’acheteur, qui ne peut modifier les caractéristiques substantielles de l’offre (article R2152-2 (nouvel onglet)). Un prix à zéro, lui, est un vrai prix : l’ouvrage sera fait gratuitement.

Contrôlez à part les PSE et les variantes : chiffrées sur leurs lignes ou leur onglet, avec leur propre total, jamais fondues dans la base. La fiche de la DAJ sur l’examen des offres (nouvel onglet) cite une offre jugée irrégulière parce qu’elle ne présentait pas séparément une option chiffrée que le RC imposait.

Le total, l’acte d’engagement et le mémoire disent la même chose

Le montant HT de l’acte d’engagement, souvent le formulaire ATTRI1, est le total du fichier remis, au centime, avec le taux de TVA demandé, le TTC exact et, si le modèle les demande, les montants en lettres. Les PSE y figurent à part quand l’acte les distingue. Une fois le marché signé, si le CCAP renvoie au CCAG-Travaux 2021 sans y déroger, l’acte d’engagement passe avant les éléments de décomposition de l’offre financière en cas de contradiction (article 4.1 (nouvel onglet)) : un acte d’engagement plus bas que la somme des lignes vous engage.

Le mémoire technique doit aussi se retrouver dans les prix : l’équipe et la nacelle promises, la durée annoncée, les marques proposées, les protections du site occupé. Un mémoire qui promet un plafond acoustique de telle gamme, face à une ligne chiffrée avec une gamme moins chère, appelle une question de l’acheteur. Si le RC exige des sous-détails de prix, chacun doit retomber exactement sur le prix remis.

Le fichier remis : format, contenu caché et version

• Le format est celui du RC : le tableur de l’acheteur dans son format d’origine, et un PDF en plus s’il le demande. Tirez le PDF du fichier final, sans filtre actif, qui ferait disparaître des lignes, ni zone d’impression qui coupe la colonne des montants.
• Le contenu caché part avec le fichier : colonnes masquées où vous avez calculé déboursé et coefficient, onglet de travail, commentaires, liaisons vers votre classeur de chiffrage. L’acheteur y lirait vos marges, et une liaison rompue affiche #REF! sur son poste. Dans Excel, « Inspecter le document » (menu Fichier, Informations) liste lignes, colonnes et feuilles masquées et commentaires. Ne supprimez pas pour autant un onglet de l’acheteur.
• Le nom du fichier suit la règle du RC, s’il en fixe une. Rouvrez le fichier enregistré, de préférence sur un autre poste, avant de le déposer.

Si vous trouvez une erreur après le dépôt, avant l’heure limite, déposez à nouveau l’offre complète : le Code prévoit que seule la dernière offre reçue dans le délai est ouverte (article R2151-6 (nouvel onglet)). Les précautions du dépôt sont dans déposer une offre en ligne.

La liste de contrôle en 15 points

1. Le fichier contrôlé est celui qui sera déposé, issu de la dernière version du DCE.
2. La colonne des montants porte la même formule sur chaque ligne, quantité multipliée par prix de la même ligne.
3. Aucun montant n’est tapé à la main, hors lignes chiffrées en montant par le cadre.
4. Chaque sous-total couvre son chapitre, de la première à la dernière ligne.
5. Le total recalculé par SOMMEPROD tombe au centime sur le total affiché et sur la somme des sous-totaux.
6. Aucun nombre n’est stocké en texte, aucune cellule n’affiche d’erreur.
7. Chaque prix unitaire est arrondi au centime dans sa cellule.
8. Le nombre de lignes et la somme des quantités sont ceux du fichier d’origine.
9. Numéros, désignations et unités n’ont pas bougé.
10. Chaque case de prix vide est un « PM » ou un « compris » admis par le RC, avec sa ligne de renvoi.
11. PSE et variantes sont chiffrées à part, avec leur propre total.
12. Le total HT, la TVA et le TTC sont reportés au centime à l’acte d’engagement.
13. Les moyens, la durée et les produits du mémoire technique se retrouvent dans les prix.
14. Le fichier ne contient ni colonne masquée de calcul, ni onglet de travail, ni liaison externe.
15. Le format, le nom et le PDF éventuel sont ceux que demande le RC, tirés du fichier final.

Avec ARAO

Avec l’option chiffrage des formules payantes, le contrôle commence dans la grille d’ARAO, avant l’export. Chaque onglet affiche ses lignes encore à chiffrer, puis le nombre de lignes dont vous avez validé le prix ; une ligne validée perd sa coche dès que son sous-détail change. La revue « Cohérence des prix » liste les ouvrages au même libellé et à la même unité dont les déboursés secs s’écartent de plus de 10 %. L’écart d’arrondi entre la somme des lignes et le prix visé est affiché, jamais reporté en douce sur une ligne. Les quantités du fichier ne sont jamais réécrites, et une quantité proposée par l’IA ne part à l’export qu’une fois validée. « Générer le Excel » écrit les prix dans le fichier de l’acheteur en gardant ses formules. ARAO ne remplit pas l’acte d’engagement et ne produit pas de PDF du bordereau : les points 12 à 15 de la liste restent à faire sur le fichier généré. Détails : chiffrage DPGF, DQE et BPU.