Remplir et contrôler un DQE : le total qui sert à classer votre offre

Ce que calcule le DQE, et à quoi sert son total

Le DQE reprend les prix du BPU et affecte à chacun une quantité fixée par l’acheteur. Pour chaque ligne, le montant est le prix unitaire multiplié par la quantité ; les lignes s’additionnent par chapitre, puis en un total HT, souvent suivi de la TVA et du TTC.

Ce total sert deux fois :

• il entre dans la note du prix, avec la pondération annoncée parmi les critères d’attribution ;
• il est en général le montant porté à l’acte d’engagement.

Il ne fixe pas pour autant ce que vous facturerez. Le marché paie vos prix unitaires « aux quantités réellement livrées ou exécutées » (article R2112-6 du Code de la commande publique (nouvel onglet)). En accord-cadre à bons de commande, le DQE n’est qu’une commande type : ce sont les bons qui feront votre chiffre d’affaires.

Retenez l’ordre des choses : le prix qui vous engage est celui du BPU, et le DQE n’est qu’un calcul fait avec lui. Fixer ces prix est l’objet de l’article remplir un BPU ; la logique des trois bordereaux est comparée dans DPGF, BPU, DQE : les différences.

Exemple : le DQE d’un lot de voirie, ligne par ligne

Lot fictif : voirie et réseaux de l’extension d’un groupe scolaire, huit prix au DQE.

Trois lectures de ce tableau avant tout calcul :

• Les quatre lignes au-dessus de 10 000 € font les trois quarts du total : c’est là qu’une erreur de prix ou de quantité pèse, et là que la relecture commence.
• Les quantités se recoupent : 112 t d’enrobé correspondent à 780 m² en 6 cm, à environ 2,4 t par m³. Une quantité qui ne se recoupe pas avec les autres mérite une question à l’acheteur.
• L’installation de chantier, payée une fois, porte les frais fixes : ils ne dépendent pas des quantités exécutées.

Les erreurs de calcul que produit un tableur

Le DQE arrive presque toujours en Excel. Les erreurs viennent du fichier plus que du calcul mental :

• Une ligne insérée sous la formule du total n’y entre pas. Dans l’exemple, si la ligne 6.2 sort de la plage additionnée, le total affiche 63 063,00 € au lieu de 68 953,00 €.
• Un sous-total compris dans la plage du total général est compté deux fois.
• Un montant tapé à la main ne suit plus le prix quand celui-ci change.
• Un prix issu d’une formule garde des décimales cachées : affiché 46,00 €, il vaut 46,0049 €. La ligne 4.1 donne alors 14 261,52 € dans votre fichier, et 14 260,00 € quand l’acheteur multiplie le prix imprimé.
• Une formule pointe la mauvaise ligne après un tri ou une insertion.
• Des prix sont retapés depuis le BPU au lieu d’être recopiés.
• La TVA est comptée deux fois, ou une PSE est ajoutée au total de base alors que le RC la veut à part.

Un contrôle indépendant révèle les erreurs de formule : dans une copie du fichier, calculez la somme des quantités multipliées par les prix sur les seules lignes d’ouvrage (fonction SOMMEPROD d’Excel), puis comparez avec le total du fichier. Un écart, même de quelques centimes, signale une ligne à trouver.

Ce que fait l’acheteur d’une erreur : ce que prévoit le RC

Aucun article du Code de la commande publique n’organise la correction d’un DQE. C’est le RC qui la prévoit, le plus souvent en trois temps :

• en cas de discordance entre le BPU et le DQE, les prix du BPU, souvent ceux écrits en lettres, prévalent, et le DQE est rectifié en conséquence ;
• les erreurs de multiplication, d’addition ou de report sont rectifiées, et c’est le montant rectifié qui sert au jugement des offres ;
• certains RC ajoutent que l’entreprise est invitée à confirmer son offre rectifiée, faute de quoi elle est éliminée.

D’autres RC font prévaloir le DQE, ou ne disent rien. Lisez l’article du RC sur le jugement des offres avant de chiffrer : c’est lui qui fait foi.

Sans clause, l’acheteur ne corrige pas lui-même votre offre. La fiche de la DAJ sur l’examen des offres (nouvel onglet) le rappelle : les articles R2152-1 et R2152-2 ne l’autorisent pas à « modifier ou rectifier de lui-même une offre irrégulière ». Il peut juger qu’une simple erreur matérielle ne rend pas l’offre irrégulière. Si elle l’est, il peut vous autoriser à la régulariser, sans en modifier les caractéristiques substantielles et à condition qu’elle ne soit pas anormalement basse (article R2152-2 (nouvel onglet)) : c’est une faculté, pas un droit. Une demande de précisions, elle, sert à éclaircir une offre ambiguë, pas à corriger une erreur matérielle. En procédure adaptée avec négociation, une offre irrégulière peut en revanche devenir régulière au cours de la négociation (article R2152-1 (nouvel onglet)).

Exemple sur le lot ci-dessus : au BPU, le prix 5.1 est saisi 12,80 € au lieu de 128,00 €, alors que le DQE porte bien 128,00 €. Le RC fait prévaloir le BPU : la ligne d’enrobé est recalculée à 1 433,60 € et le total rectifié tombe à 56 050,60 € HT. Votre offre devient de loin la moins chère. Si le RC prévoit une confirmation, vous posez 112 t d’enrobé à 12,80 € la tonne, soit 12 902,40 € de moins que prévu sur cette seule ligne, ou vous refusez et l’offre est éliminée. L’acheteur peut aussi la juger anormalement basse. À l’inverse, un prix plus élevé au BPU qu’au DQE fait monter le total rectifié et peut vous coûter la première place.

Garder le DQE aligné sur le BPU

• Même numéro, même désignation, même unité et même prix, au centime.
• Les prix du DQE se recopient depuis le BPU, par liaison de cellules ou par collage des valeurs une fois le BPU arrêté ; jamais ils ne se retapent.
• Une ligne du BPU absente du DQE est normale : elle n’a pas de quantité estimée, mais elle se chiffre quand même.
• Une ligne du DQE sans prix au BPU, ou deux numéros pour le même ouvrage, appellent une question à l’acheteur.
• Un même ouvrage répété dans plusieurs chapitres porte le même prix, sauf écart voulu.
• Dans un marché qui mêle une part forfaitaire et une part à prix unitaires, le RC dit comment la DPGF et le DQE s’additionnent, et l’acte d’engagement doit retomber sur leur somme : voir aussi remplir une DPGF.

Les quantités : n’y touchez pas, mais vérifiez-les

Les quantités du DQE sont celles de l’acheteur ; elles permettent de comparer toutes les offres sur la même base. Les modifier donne une offre qui « ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation », donc irrégulière (article L2152-2 (nouvel onglet)). Si une quantité vous paraît fausse au vu des plans, posez la question sur le profil d’acheteur avant la date fixée par le RC ; l’acheteur peut corriger le DQE pour tous.

Vérifiez-les quand même : elles disent où sera votre risque à l’exécution. Les frais fixes dilués dans vos prix unitaires ne sont couverts que si les quantités sont exécutées. Le CCAG-Travaux 2021 vous protège peu. Selon son article 16.2 (nouvel onglet), quand, par suite d’ordres de service ou de circonstances qui ne sont ni de votre faute ni de votre fait, les quantités d’une nature d’ouvrage « augmentent de plus d’un tiers ou diminuent de plus d’un quart » par rapport au DQE, vous avez droit à être indemnisé du préjudice éventuellement subi. L’indemnité se calcule sur la seule part qui dépasse ces seuils.

Exemple sur la ligne 4.1 : 310 ml au DQE, 220 ml exécutés. Le seuil du quart place la limite à 232,5 ml : l’indemnité s’apprécie sur 12,5 ml, pas sur les 90 ml manquants. La règle ne joue pas pour les natures d’ouvrage qui pèsent moins de 5 % du marché, au DQE comme au décompte final, ni en accord-cadre à bons de commande (article 16.4).

Contrôler le DQE avant le dépôt

Une liste à suivre sur le fichier final, de préférence par une autre personne que celle qui a chiffré :

1. Les quantités sont celles du fichier d’origine, ligne par ligne, sans ligne ajoutée ni supprimée.
2. Chaque prix est celui du BPU, sous le même numéro, au centime.
3. Les prix sont arrondis au centime dans leur cellule, pas seulement à l’affichage.
4. Chaque montant vaut la quantité multipliée par le prix, et le total recalculé par SOMMEPROD tombe sur celui du fichier.
5. Chaque sous-total couvre son chapitre, et le total général n’additionne rien deux fois.
6. Aucune ligne n’est vide, sauf mention admise par le RC.
7. La TVA est au taux demandé par le cadre, calculée une seule fois sur le total HT.
8. Les PSE et les variantes ont leur propre total, comme le RC le demande.
9. Le total HT est reporté à l’acte d’engagement, en chiffres et, si le modèle le demande, en lettres.
10. Le fichier rendu est celui de l’acheteur, au format exigé, et le PDF éventuel est tiré de la version finale.

Ces contrôles prennent place dans le calendrier de la réponse : voir répondre à un appel d’offres du BTP.

Avec ARAO

Avec l’option chiffrage des formules payantes, quand un lot comporte un BPU et un DQE, ARAO reporte les prix du BPU sur les lignes du DQE. L’appariement se fait par le numéro de prix, puis par la désignation exacte, et seulement quand il est sans ambiguïté des deux côtés ; un prix reporté par la désignation est signalé à relire. Le report se refait à chaque ouverture du DQE, pour qu’une correction du BPU redescende, et un prix du DQE que vous avez repris à la main n’est jamais écrasé. Un bandeau dit combien de prix ont été repris et combien de lignes restent sans correspondance : celles-là se chiffrent à part.

Les quantités du DQE ne sont jamais réécrites. Dans la grille, le montant de chaque ligne est calculé depuis le prix unitaire arrondi, et l’écart d’arrondi entre la somme des lignes et le prix visé est affiché, jamais reporté en douce sur une ligne. ARAO ne remplit ni l’acte d’engagement ni les prix en lettres : le report du total reste à faire, et à relire. Le report et l’export ne consomment aucun crédit ; le chiffrage coûte un crédit par tranche entamée de 100 lignes. Détails : chiffrage des DPGF, DQE et BPU.