Signature électronique de l’offre : quand elle est exigée et comment signer

Quand une signature est exigée, et quand elle ne l’est pas

Le Code de la commande publique n’oblige plus à signer l’offre au dépôt. La notice de l’ATTRI1, le modèle d’acte d’engagement de la direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie (DAJ), le rappelle : l’acte n’est exigé qu’au terme de la procédure, pour formaliser le marché. La candidature non plus : rien n’impose de signer le DC1, le DC2 ou le DUME. Mais l’acheteur peut exiger une signature dans les documents de la consultation.

Le règlement de la consultation (RC) tranche. Cherchez dans son article sur la présentation des offres les mots « signé », « signature électronique » et la liste des pièces concernées.

Une pièce que le RC voulait signée et qui ne l’est pas rend l’offre non conforme aux documents de la consultation, donc irrégulière (article L2152-2). L’acheteur peut autoriser une régularisation, mais il n’y est jamais tenu (article R2152-2). Préparez donc la signature comme une pièce du pli, pas comme une formalité de dernière minute.

À l’attribution, la signature devient certaine. Candidat pressenti, vous recevez l’acte d’engagement à compléter et à signer, souvent avec un délai court. Avec une signature électronique, inutile de signer aussi à la main, précise la notice de l’ATTRI1.

Simple, avancée, qualifiée : les trois niveaux du règlement eIDAS

Le règlement européen eIDAS, révisé en 2024, distingue trois niveaux de signature électronique (foire aux questions de la Commission européenne (nouvel onglet)) :

En droit français, la signature électronique est « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte » (article 1367 du Code civil (nouvel onglet)). Sa fiabilité est présumée, jusqu’à preuve contraire, quand elle est qualifiée (décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, article 1er). La Commission européenne rappelle que seule la signature qualifiée a explicitement, dans tous les États membres, l’effet juridique d’une signature manuscrite.

Ce que l’arrêté sur la signature des contrats publics impose

Quand une signature électronique est requise pour un document d’un contrat de la commande publique, l’arrêté du 22 mars 2019 fixe les règles :

• le niveau : une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, délivré par un prestataire de services de confiance qualifié, ou par une autorité de certification, française ou étrangère, aux exigences équivalentes (article 2 (nouvel onglet)). Une signature qualifiée convient aussi : elle va au-delà ;
• les formats : XAdES, CAdES ou PAdES (article 3 (nouvel onglet)) ;
• l’outil : vous choisissez le logiciel de signature (article 4) ;
• le contrôle de l’acheteur : identité du signataire, catégorie du certificat, format, certificat ni échu ni révoqué à la date de la signature, intégrité du document (article 5) ;
• la vérification : vous joignez gratuitement le mode d’emploi qui permet de vérifier la signature, sauf si vous signez avec un certificat de prestataire qualifié et l’outil de signature proposé par le profil d’acheteur (article 6 (nouvel onglet)) ;
• le parapheur électronique : admis, notamment pour faire signer un même document par plusieurs signataires (article 7).

Le certificat : au nom de qui, chez qui, en combien de temps

Un certificat qualifié de signature atteste l’identité d’une personne physique, pas d’une société. Il doit donc être délivré à quelqu’un qui a le pouvoir d’engager l’entreprise : le représentant légal, ou un salarié titulaire d’une délégation de pouvoir écrite. Un chargé d’affaires qui signe avec son propre certificat, sans délégation, signe une offre que l’acheteur peut contester.

Pour choisir le prestataire, vérifiez qu’il figure sur la liste nationale de confiance tenue par l’ANSSI (nouvel onglet), qui recense les services de confiance qualifiés en France. Le certificat se présente sur une clé cryptographique, une carte, ou à distance chez le prestataire, selon les offres.

Le délai se compte en jours, parfois en semaines : dossier à constituer (pièce d’identité, extrait Kbis, délégation de pouvoir le cas échéant), vérification d’identité en personne ou à distance, envoi et installation du support. Le certificat expire à une date inscrite dessus, et il suit son titulaire : au départ du salarié, faites-le révoquer et commandez-en un pour son successeur. Deux personnes habilitées et équipées évitent qu’un congé bloque un dépôt.

Formats : PAdES pour un PDF, CAdES ou XAdES pour le reste

Le format décide de ce que vous déposez :

• PAdES : la signature est intégrée au PDF, et un lecteur de PDF l’affiche. C’est le format naturel d’un acte d’engagement ou d’un DC4 en PDF ;
• CAdES et XAdES : la signature tient dans un fichier à part, souvent appelé jeton de signature, déposé à côté du document. C’est la solution pour un fichier qui n’est pas un PDF, comme un bordereau Excel que le RC demande signé. Oublier le jeton, c’est déposer un document non signé.

Trois pièges reviennent :

• signer l’archive : une signature porte sur le fichier signé. Une archive ZIP signée ne signe pas l’acte d’engagement qu’elle contient ;
• signer trop tôt : toute modification après la signature, même un nouvel enregistrement, rompt l’intégrité contrôlée par l’acheteur. Le montant de l’acte d’engagement doit égaler le total du bordereau avant la signature, pas après ;
• ne pas vérifier : ouvrez chaque fichier signé dans l’outil de vérification de la plateforme ou de votre prestataire avant de déposer.

Une signature scannée n’est pas une signature électronique

L’image d’une signature manuscrite collée dans un PDF, ou un acte signé à la main puis scanné, ne repose sur aucun certificat. Elle ne répond pas à l’arrêté du 22 mars 2019 : au mieux, c’est une signature simple. Quand le RC exige une signature électronique, la pièce risque d’être regardée comme non signée.

Quand le RC n’exige rien, une signature scannée sur un DC1 ou un DC2 ne gêne pas, mais elle ne prouve rien. Certains acheteurs demandent au contraire des imprimés non signés : suivez le RC.

Exemple : un acte d’engagement à signer au dépôt dans 18 jours

Exemple fictif : une SARL de menuiserie de 9 salariés répond au lot 05, menuiseries extérieures, de la rénovation d’une mairie, estimé à 95 000 € HT. Le RC exige l’acte d’engagement signé électroniquement dès le dépôt. La gérante n’a pas de certificat ; le chargé d’affaires prépare l’offre.

Sans la commande à J-18, le certificat arrivait après la date limite. Si la gérante avait été absente à J-2, une délégation de pouvoir écrite, signée d’avance, et un second certificat au nom du chargé d’affaires auraient permis de signer. Le dépôt lui-même est détaillé dans déposer son offre en ligne.

Liste de contrôle avant de signer

• Le RC est relu : pièces à signer, moment de la signature, format exigé.
• Le signataire peut engager l’entreprise ; sa délégation est à jour, jointe si le RC la demande.
• Le certificat est qualifié, ni expiré ni révoqué à la date de la signature.
• Chaque fichier est dans sa version définitive : montant de l’acte d’engagement égal au bordereau.
• Chaque pièce exigée est signée elle-même, pas l’archive qui la contient.
• Pour une signature CAdES ou XAdES, le jeton est joint au document.
• Chaque signature est vérifiée dans un outil de validation.
• Le mode d’emploi de vérification est joint, sauf certificat qualifié utilisé avec l’outil de la plateforme.
• En groupement, tous les membres signent, ou le mandataire signe seul avec les pouvoirs des autres.

Avec ARAO

ARAO ne signe pas les documents et ne délivre pas de certificat : la signature électronique se fait avec votre propre certificat, sur les fichiers définitifs, avant le dépôt sur le profil d’acheteur. Au dépôt du DCE, l’IA lit le RC et en tire la liste des pièces à fournir, où figurent, quand le RC les exige, le pouvoir ou la délégation de signature et la pièce d’identité du signataire. Le coffre-fort administratif range ces deux pièces parmi ses 65 types de documents.

Les DC1, DC2 et DC4 pré-remplis, gratuits, peuvent porter la mention « Fait à …, le … », l’identité du signataire et, si vous l’avez enregistrée, l’image de votre signature manuscrite, ou rester non signés. L’écran le rappelle : une signature scannée n’est pas une signature électronique. L’ATTRI1 n’est ni rempli ni signé par ARAO.