Dossier administratif : les pièces à fournir, leur ordre et leurs dates

Ce que le règlement de la consultation vous demande

Le règlement de la consultation (RC) dresse la liste des pièces de la candidature et de l’offre, et c’est lui qui fait foi : les règles qui suivent sont générales, le RC de chaque consultation décide. Lisez son article sur le contenu des plis et notez, pour chaque pièce, si elle se fournit au dépôt ou seulement à la demande de l’acheteur. La méthode de lecture du dossier complet est dans analyser un DCE.

Exemple fictif : lot 07, menuiseries intérieures, de la rénovation d’un collège, estimé à 140 000 € HT. Le RC donne ce partage :

Si le RC fixe un chiffre d’affaires annuel minimal, il ne peut dépasser, pour ce lot, 210 000 € HT, soit une fois et demie le montant estimé, sauf justification liée à l’objet du marché ou à ses conditions d’exécution (article R2142-7 du Code de la commande publique (nouvel onglet)). Une pièce manquante peut être réclamée par l’acheteur, dans un délai identique pour tous les candidats (article R2144-2), mais il n’y est jamais tenu : ne comptez pas sur une régularisation.

DC1, DC2 ou DUME : la déclaration et les capacités

La candidature tient d’abord en deux formulaires de la direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie, qui ne sont pas obligatoires mais que la plupart des RC citent :

• le DC1, lettre de candidature : l’acheteur, la consultation, les lots visés, le candidat seul ou en groupement, et la déclaration sur l’honneur de n’être dans aucun cas d’exclusion (article R2143-3). Un même DC1 peut couvrir plusieurs lots ;
• le DC2, déclaration du candidat : identité, inscription au registre, chiffre d’affaires hors taxes des trois derniers exercices et sa part, en pourcentage, dans le domaine du marché, assurance décennale, effectifs et références. Il en faut un par lot, et un par membre d’un groupement.

L’acheteur doit accepter à la place un DUME électronique (article R2143-4). Un sous-traitant présenté dès la candidature s’ajoute avec un DC4 par sous-traitant et par lot.

Une entreprise créée il y a moins de trois ans déclare les exercices dont elle dispose : l’arrêté du 22 mars 2019 vise le chiffre d’affaires des trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création (article 2). Si, pour une raison justifiée, elle ne peut produire les documents demandés, elle prouve sa capacité économique et financière par tout autre moyen que l’acheteur juge approprié (article 2, II).

Reprenez la même dénomination, le même SIRET et la même adresse dans toutes les pièces : un écart entre le DC1, le DC2 et le Kbis fait perdre du temps à l’acheteur, et parfois le lot. La réglementation n’impose pas de signer le DC1, le DC2 ou le DUME, mais l’acheteur peut exiger une candidature signée dans les documents de la consultation (service-public.fr (nouvel onglet)).

Références, qualifications, assurances : prouver vos capacités

L’acheteur ne peut demander que les renseignements et documents de la liste fixée par l’arrêté du 22 mars 2019. Pour des travaux, son article 3 cite notamment :

• la liste des travaux exécutés au cours des cinq dernières années, avec des attestations de bonne exécution pour les plus importants ;
• l’outillage, le matériel et l’équipement technique ;
• les effectifs moyens annuels et l’importance de l’encadrement pendant les trois dernières années ;
• les certificats de qualification professionnelle, pour lesquels l’acheteur accepte tout moyen de preuve équivalent.

L’absence de références de même nature ne peut justifier, à elle seule, l’élimination d’une candidature (article R2142-14). Choisissez vos références dans le métier du lot, avec le maître d’ouvrage, le montant, l’année et une phrase sur la difficulté traitée.

Pour l’assurance, le Code des assurances est net : « Tout candidat à l’obtention d’un marché public doit être en mesure de justifier qu’il a souscrit un contrat d’assurance le couvrant pour cette responsabilité » (article L241-1), la responsabilité décennale. Au dépôt, la case F3 du DC2 la déclare ; l’attestation est le plus souvent réclamée au candidat pressenti, sauf si le RC la veut dans le pli. Vérifiez que l’activité du lot figure parmi les activités déclarées : un menuisier assuré pour la pose de menuiseries intérieures mais pas pour les cloisons sèches présente une attestation incomplète pour un lot « menuiseries intérieures et cloisons ». L’arrêté permet aussi d’exiger la preuve d’une assurance des risques professionnels, souvent la responsabilité civile professionnelle.

Au dépôt ou à l’attribution : qui fournit quoi, et quand

Le Code est clair : « L’acheteur ne peut exiger que du seul candidat auquel il est envisagé d’attribuer le marché qu’il justifie ne pas relever d’un motif d’exclusion de la procédure de passation du marché » (article R2144-4). Au dépôt, la déclaration sur l’honneur suffit.

Le candidat pressenti reçoit une demande de pièces, avec un délai. On y trouve en général :

• l’attestation de vigilance de l’Urssaf, datée de moins de six mois, et le certificat de la caisse de congés payés ;
• l’attestation de régularité fiscale (impôt sur le revenu ou sur les sociétés, et TVA) ;
• les pièces du Code du travail visées par l’article R2143-8 (nouvel onglet) : l’extrait Kbis ou un document équivalent et, s’il y a lieu, la liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail ;
• les justificatifs de capacités qu’il n’a pas encore vus, comme les attestations d’assurance : l’acheteur peut les vérifier à tout moment, au plus tard avant l’attribution (article R2144-3).

Une pièce non produite dans le délai rend la candidature irrecevable ; le candidat est éliminé et l’acheteur sollicite le candidat classé immédiatement après (article R2144-7 (nouvel onglet)).

Exemple : pressentie un lundi pour le lot 07, l’entreprise a jusqu’au lundi suivant. Une société à l’impôt sur les sociétés et à jour télécharge son attestation fiscale aussitôt ; une entreprise à l’impôt sur le revenu envoie le formulaire 3666-SD à son service des impôts et attend sa réponse. Elle a donc intérêt à la demander dès le dépôt.

Le contrôle ne s’arrête pas à la signature : l’attestation Urssaf et l’extrait Kbis, ou un document équivalent, sont remis à la conclusion du marché, puis tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution (article D8222-5 du Code du travail (nouvel onglet)).

Les pièces que l’acheteur peut obtenir lui-même

Plusieurs pièces n’ont pas à être fournies, même quand le RC les cite :

• pour prouver que l’entreprise n’est pas en liquidation judiciaire, son numéro unique d’identification suffit, avec la copie du jugement en cas de redressement (article R2143-9 (nouvel onglet)). L’acheteur peut toutefois exiger la preuve d’une inscription à un registre professionnel (article R2142-5) : c’est à ce titre que certains RC demandent le Kbis ;
• les documents que l’acheteur peut obtenir directement et gratuitement par un système électronique administré par un organisme officiel, ou dans un espace de stockage numérique dont vous lui indiquez l’accès (article R2143-13) ;
• les documents déjà transmis au même service acheteur lors d’une précédente consultation et qui restent valables, même si le RC ne l’a pas prévu (article R2143-14) ;
• pour les marchés de l’État et de ses établissements publics, les certificats fiscaux et sociaux que leur profil d’acheteur permet d’obtenir (arrêté du 22 mars 2019 fixant la liste des impôts, taxes, contributions ou cotisations sociales, article 4).

Selon service-public, un candidat qui a établi son DUME en ligne n’a pas non plus à transmettre ses attestations fiscale et sociale.

Écrivez la dispense dans le pli, sur une page à la place de la pièce, par exemple : « Attestation de vigilance du 2 février 2026, transmise au service des achats du département pour la consultation 2026-011, valable jusqu’au 1er août 2026 (article R2143-14) ». Au moindre doute sur l’accès de l’acheteur, joignez la pièce.

Ordre et nommage des fichiers

L’acheteur ouvre des dizaines de plis : un dossier qui suit l’ordre du RC se contrôle vite, une pièce mal nommée passe pour absente. Quelques règles simples :

• un fichier PDF par pièce, lisible, scans compressés ;
• les fichiers numérotés dans l’ordre de la liste du RC ;
• des noms courts, avec la pièce et le lot, sans accents, espaces ni caractères spéciaux, que certains logiciels gèrent mal ;
• la candidature et l’offre dans deux dossiers distincts si la plateforme les sépare.

Pour le lot 07 de l’exemple, la candidature donne :

• 01_DC1_lot07.pdf
• 02_DC2_lot07.pdf
• 03_References_lot07.pdf
• 04_Qualifications.pdf
• 05_Moyens_humains_materiels.pdf

Liste de contrôle, la veille du dépôt :

• chaque pièce exigée par le RC est présente, pour le bon lot ;
• les lots visés dans le DC1 sont ceux du pli ;
• le chiffre d’affaires et sa part en pourcentage sont remplis pour chaque exercice disponible ;
• la dénomination et le SIRET sont identiques partout ;
• aucune pièce n’est périmée à la date limite de remise ;
• un fichier ouvert au hasard s’affiche sans mot de passe.

Le déroulé complet, de l’avis au résultat, est dans répondre à un appel d’offres BTP.

Tenir les dates de validité

Une attestation valable le jour du dépôt peut être périmée le jour où l’acheteur la réclame. Tenez un tableau de vos pièces avec leur date d’édition et leur échéance :

Exemple : un Kbis édité le 10 janvier ne passe plus le 15 avril sous un RC qui exige un extrait de moins de trois mois. Une attestation de vigilance du 2 février tombe début août, en plein milieu d’une période où l’acheteur peut la demander.

Trois habitudes évitent la plupart des rejets :

• une seule personne tient le tableau et renouvelle les pièces ;
• l’attestation Urssaf est renouvelée tous les cinq mois plutôt que six ;
• chaque pièce est retéléchargée au moment de la demande de l’acheteur, jamais reprise d’un ancien dossier.

Avec ARAO

Dans ARAO, la candidature est gratuite. Au dépôt du DCE, l’IA lit le RC et en tire la liste des pièces exigées ; le rapprochement avec votre coffre-fort (65 types de pièces, chacune avec sa date de validité) se fait ensuite sans IA, et une pièce expirée n’est jamais proposée. Le badge « Expire bientôt » apparaît 30 jours avant l’échéance, et un rappel par e-mail peut être activé.

ARAO pré-remplit le DC1, le DC2 et le DC4 depuis le dossier et votre profil : identité reprise de l’annuaire des entreprises par le SIRET, chiffre d’affaires, effectifs et jusqu’à cinq références du lot, à relire avant l’envoi. Il ne remplit ni le DUME ni une candidature en groupement. Le dossier se télécharge en archive ZIP, une pièce par fichier, numérotée dans l’ordre du RC. Le dépôt sur le profil d’acheteur reste le vôtre.