Suivre ses appels d’offres : tableau de suivi, statuts et indicateurs

Un seul tableau, une ligne par lot

Le suivi tient dans un fichier unique, rangé à un seul endroit, que toute l’équipe ouvre sans en faire de copie. Une ligne par lot, pas par consultation : chaque lot a sa décision, son prix et son résultat. Une consultation de cinq lots dont vous visez le lot 04 et le lot 07 donne deux lignes.

Chaque ligne porte un numéro interne, par exemple 2026-031-L04, repris dans le nom du dossier où vous rangez le DCE, les questions et réponses, l’offre déposée et l’accusé de réception. Retrouver une pièce ne demande plus de fouiller les boîtes e-mail.

Un avis entre dans le tableau dès que quelqu’un ouvre son DCE, même s’il finit en NO-GO quelques heures plus tard. Sans ces lignes, vous ne saurez jamais combien de dossiers vous avez écartés, ni pourquoi. Les avis repérés mais jamais ouverts restent dans la veille (organiser sa veille) : le tableau ne les compte pas.

Les colonnes utiles, et celles qui ne servent à rien

Une colonne se justifie par la décision qu’elle permet de prendre. Neuf blocs suffisent :

Deux colonnes fréquentes ne servent à rien. La « probabilité de gain » en pourcentage, estimée au jugé, ne se vérifie jamais : remplacez-la par la note d’une grille Go/No-Go, qui repose sur des critères écrits. Les commentaires libres de dix lignes ne se relisent pas : une leçon tient en une phrase.

Dans un tableur, quatre réglages évitent la plupart des erreurs :

• statut et motif choisis dans une liste déroulante, sinon « Perdu », « perdu » et « PERDU » donnent trois catégories ;
• dates au format date, et montants HT en nombres, sans « € HT » écrit dans la cellule ;
• mise en forme conditionnelle sur la date limite : orange à dix jours, rouge à trois ;
• aucune ligne supprimée : un dossier abandonné change de statut, il ne disparaît pas.

Sept statuts, chacun avec son déclencheur

Un statut ne change que sur un fait daté. Notez la date de chaque changement : elle donne ensuite le temps de montage d’une offre et le temps d’attente du résultat.

Deux distinctions comptent. « Non remis » n’est pas « Perdu » : une offre jamais déposée ne dit rien de vos prix, et la confondre avec un échec fausse le taux de réussite. « Sans suite » non plus : l’acheteur a arrêté la procédure, votre offre n’a pas été battue.

Les échéances qui ne s’arrêtent pas au dépôt

Avant le dépôt, la colonne « prochaine action », avec sa date, fait le travail : question à poser avant la date limite des questions, visite, relance d’un fournisseur, relecture. Le pilote la met à jour à chaque étape ; le rétroplanning du dossier, lui, se construit comme dans répondre à un appel d’offres BTP.

Un lot « Remis » n’est pas clos. Votre offre vous engage pendant le délai de validité fixé par le règlement de la consultation : notez la date de fin de ce délai, elle compte pour le plan de charge. Pendant ce temps, l’acheteur écrit par le profil d’acheteur, souvent avec un délai de quelques jours :

• une demande de précisions sur la teneur de l’offre ;
• une demande de régularisation, que l’acheteur peut proposer sans y être tenu ;
• une demande de justification d’un prix jugé bas, à préparer avec votre sous-détail (offre anormalement basse) ;
• la demande de pièces adressée au candidat pressenti : attestations, certificats, avec une date limite au-delà de laquelle la candidature peut être écartée.

Quelqu’un doit donc lire chaque jour l’adresse e-mail déclarée sur les plateformes et ouvrir les dossiers « Remis ». La manière de répondre est détaillée dans répondre à une demande de l’acheteur.

Le résultat : ce qu’il faut obtenir et noter

L’acheteur notifie sans délai à chaque candidat le rejet de sa candidature ou de son offre (article R2181-1 du Code de la commande publique (nouvel onglet)). Ce que vous apprenez dépend de la procédure :

• en procédure formalisée, la lettre de rejet donne ses motifs ; envoyée après l’attribution, elle donne aussi le nom de l’attributaire, les motifs du choix de son offre et la date à partir de laquelle le marché peut être signé (article R2181-3 (nouvel onglet)) ;
• en MAPA, demandez les motifs par écrit : l’acheteur les communique dans les quinze jours de votre demande et, si votre offre était régulière, il y ajoute les caractéristiques et avantages de l’offre retenue et le nom de l’attributaire (article R2181-2 (nouvel onglet)).

En MAPA, faites cette demande pour chaque lot perdu, le jour où la lettre arrive. Beaucoup d’acheteurs donnent alors le rang, le nombre d’offres et les notes par critère : reportez-les dans le tableau. Quand le prix de l’attributaire manque, les données essentielles des marchés d’au moins 40 000 € HT, titulaire et montant compris, sont publiées sur le portail national des données ouvertes dans les deux mois qui suivent la notification (article R2196-1 (nouvel onglet)). Ce qu’on fait ensuite d’un échec est traité dans après un appel d’offres perdu.

Cinq indicateurs pour une revue mensuelle

Le tableau rempli donne cinq indicateurs, à calculer chaque mois sur les douze derniers mois :

1. Taux de réussite en nombre : lots gagnés divisés par lots gagnés ou perdus. Les lots « Non remis », « Sans suite » et ceux encore en attente n’y entrent pas.
2. Taux de réussite en montant : montants gagnés divisés par montants remis sur les lots décidés. Il montre si vous gagnez les petits lots et perdez les gros.
3. Part des GO et abandons : lots passés en GO sur lots étudiés, et lots « Non remis » après un GO. Des abandons en cours de route signalent une décision prise trop tard ou un plan de charge mal lu.
4. Coût des réponses : heures passées multipliées par le coût horaire chargé de ceux qui répondent, puis ramenées au nombre de marchés gagnés.
5. Écart de prix et note technique : écart moyen avec l’attributaire sur les lots perdus, et note technique moyenne. Ils disent si vous perdez sur le prix ou sur le mémoire technique.

Méfiez-vous des petits nombres. Sur quatre résultats, un seul lot qui bascule fait passer le taux de la moitié aux trois quarts : lisez une tendance sur l’année, pas sur un mois. Le détail par métier, par acheteur et par procédure est traité dans mesurer son taux de réussite.

La revue elle-même dure une demi-heure, entre le dirigeant et ceux qui répondent : les lots en cours et la charge des semaines à venir, les résultats du mois et leurs motifs, puis une décision écrite. Un type de lot à ne plus viser, un acheteur à mieux connaître, un chapitre du mémoire à refaire.

Exemple : un trimestre de suivi d’une entreprise fictive

Entreprise fictive de plâtrerie et isolation, 11 salariés. Sur le trimestre, 15 lots étudiés : 9 NO-GO, 6 GO. Un GO est abandonné après 14 heures d’étude, quand l’entreprise découvre que le démarrage tombe pendant un autre chantier. Les 5 autres lots sont remis :

Les indicateurs du trimestre :

• réussite en nombre : 2 lots gagnés sur 4 décidés ;
• réussite en montant : 150 000 € HT gagnés sur 330 000 € HT décidés, soit 45 % ;
• heures : 15 lectures d’une heure et demie, soit 22,5 h, plus 5 offres à 34 h en moyenne, soit 170 h, plus les 14 h du lot abandonné : 206,5 h. À 48 € de coût horaire chargé, 9 912 €, soit 4 956 € par marché gagné.

Le tableau oriente trois décisions. Le lot abandonné a coûté 672 € : une question écrite sur la date de démarrage, posée la première semaine, l’aurait réglé avant l’étude. La gendarmerie s’est perdue sur le prix : les données essentielles des derniers marchés de cet acheteur situent les prix qu’il retient. Les faux plafonds se sont perdus sur la valeur technique, avec 5 sur 15 en méthodologie : le chapitre est à réécrire, baisser les prix ne l’aurait pas compensé.

Tableur ou logiciel : quand changer d’outil

Un tableur suffit tant qu’une ou deux personnes le tiennent et que le fichier reste unique. Il atteint ses limites quand :

• des copies circulent par e-mail et personne ne sait laquelle est à jour ;
• plusieurs personnes modifient les mêmes lignes ;
• une date limite est découverte trop tard ;
• les colonnes de résultat restent vides la moitié du temps ;
• les indicateurs se recalculent à la main chaque mois.

Un outil ne remplace pas la discipline : il la rend plus facile. Gardez les mêmes statuts et les mêmes définitions d’indicateurs en changeant d’outil, sinon les séries ne se comparent plus. Les critères pour choisir sont dans choisir un logiciel d’appels d’offres.

Avec ARAO

Dans ARAO, chaque appel d’offres est un dossier qui suit six statuts : Brouillon, En cours, Non soumis, Soumis, Gagné et Perdu. Au passage en « Soumis », vous pouvez saisir le montant de l’offre remise ; en « Gagné » ou « Perdu », le montant attribué ou le motif de la perte (prix trop élevé, note technique insuffisante, offre incomplète, marché sans suite ou infructueux…), le nombre de concurrents et la note obtenue sur 100. Ces champs restent facultatifs.

Le tableau de bord affiche les cartes que vous choisissez : taux de réussite, calculé sur les dossiers gagnés ou perdus (un « Perdu » pour marché sans suite y entre, à la différence de la règle conseillée plus haut), première cause de perte, note moyenne obtenue, montant remporté, montants en jeu, délai moyen de montage, échéances sous 7 jours, documents à renouveler. Des vues listent les échéances sous 10 jours, les dossiers soumis, gagnés et non retenus ; chaque acheteur a sa fiche, avec ses dossiers par statut. Un e-mail vous rappelle la date limite 10, 7, 5 ou 3 jours avant.

ARAO ne dépose pas l’offre et ne relève pas les résultats sur les plateformes : statut et résultat se saisissent à la main. Le dossier se crée depuis une annonce de la veille ou au dépôt du DCE, et le Go/No-Go qui l’accompagne est gratuit et illimité.