Choisir un logiciel d’appels d’offres : besoins, critères et questions à l’éditeur

Faites d’abord la carte de vos besoins

Un logiciel se choisit sur ce qui vous coûte du temps ou des marchés, pas sur la longueur de sa liste de fonctions. Une réponse compte six blocs. Notez pour chacun ce qui vous manque aujourd’hui.

Mesurez avant de choisir. Exemple : une entreprise fictive de menuiseries de 14 salariés répond à 30 consultations par an. Pendant trois mois, son chargé d’affaires note ses heures par dossier : 6 h pour lire le DCE et décider, 14 h de chiffrage, 10 h de mémoire, 2 h de candidature. Soit 32 h par dossier, 960 h par an. Il relève aussi deux avis découverts à moins de dix jours de la date limite, et une candidature écartée faute d’une attestation à jour. Sa priorité est claire : le chiffrage, puis le mémoire. La veille et la candidature peuvent rester sur un outil gratuit. Ces relevés serviront aussi à juger l’essai.

Ce qu’aucun logiciel ne fait à votre place

Avant de comparer les fonctions, fixez ce qui reste à vous, quel que soit l’outil :

• le dépôt se fait sur le profil d’acheteur désigné par l’avis. C’est lui qui permet de tester la configuration de votre poste, de simuler un dépôt, de déposer candidature et offres, dépôts successifs compris, et de poser vos questions à l’acheteur (arrêté du 22 mars 2019, article 1er (nouvel onglet)). Un logiciel prépare les fichiers ; l’heure de réception reste celle de la plateforme de l’acheteur ;
• le prix : un outil calcule à partir de vos coûts horaires, de vos devis et de vos taux. Sans eux, il ne produit qu’un ordre de grandeur ;
• la décision de répondre, la signature, la négociation et l’exécution du marché ;
• la relecture : un chiffre ou un engagement faux vous engage, qu’il vienne d’un outil ou non. Les limites de l’IA sont détaillées dans l’IA dans la réponse aux appels d’offres.

Quatre familles d’outils, et ce que chacune laisse à faire

Les outils se rangent en général en quatre familles. Aucune n’est meilleure dans l’absolu : chacune couvre une partie des six blocs.

Pour quelques consultations par an, le tableur suffit souvent, à condition de tenir un vrai suivi des appels d’offres. Au-delà, comparez les outils sur les quatre critères qui suivent.

Critère 1 : un outil qui connaît les marchés de travaux

Un outil conçu pour d’autres secteurs peut buter sur un dossier de travaux. Vérifiez qu’il :

• isole votre lot dans un DCE de six lots dont le CCAP est commun ;
• reconnaît les pièces : RC, acte d’engagement, CCAP, CCTP, PGC, plans, DPGF, BPU, DQE, cadre de mémoire ;
• lit ce que les acheteurs envoient : PDF scannés, Word, Excel, archives ZIP imbriquées ;
• filtre la veille par activité du BTP, pas seulement par mot-clé du titre ;
• distingue la candidature, qui juge l’entreprise (DC1, DC2, références), de l’offre, qui juge la réponse (mémoire, prix).

Le test le plus simple : donnez-lui le DCE d’une consultation récente de votre métier, et regardez ce qu’il en tire.

Critère 2 : les fichiers de l’acheteur rendus intacts

C’est le critère qui départage le plus. L’acheteur compare les offres dans ses propres fichiers. Une offre qui ne respecte pas les exigences des documents de la consultation est irrégulière (article L2152-2 du Code de la commande publique (nouvel onglet)) : un bordereau dont les lignes, les unités, les quantités ou les formules ont changé, ou un cadre de réponse recomposé, vous expose à ce risque. Un outil qui reconstruit le bordereau dans son propre format, puis exporte un nouveau fichier, vous laisse reporter les prix à la main dans celui de l’acheteur.

Contrôlez sur l’essai :

• le bordereau rendu est le fichier Excel de l’acheteur, onglets, numéros, désignations, unités et quantités inchangés ;
• formules et sous-totaux conservés, feuilles protégées comprises ;
• prix arrondis au centime, total égal à celui que vous reporterez à l’acte d’engagement ;
• le cadre de réponse imposé est rempli dans le document de l’acheteur, mise en page conservée ;
• ce que l’outil fait d’un bordereau en PDF, d’un ancien fichier .xls ou d’un bordereau Word.

Comptez les lignes et refaites le total du fichier rendu, puis comparez-les à l’original : la méthode est dans remplir une DPGF.

Critère 3 : vos données, où elles vont et comment elles reviennent

Vos coûts horaires, vos coefficients, vos devis fournisseurs, vos références et vos CV sont le capital de vos réponses. Quand l’éditeur traite des données personnelles pour votre compte, CV et noms des salariés notamment, il agit comme sous-traitant au sens du règlement général sur la protection des données (nouvel onglet). Un contrat encadre alors le traitement et prévoit qu’à la fin de la prestation, selon votre choix, il supprime ces données ou vous les renvoie (article 28, paragraphe 3, point g). Ce contrat prend souvent la forme d’une annexe aux conditions générales : demandez-la.

Regardez aussi ce qui sort de l’outil. Les livrables d’abord : un mémoire en Word modifiable, un bordereau en Excel, une archive de candidature. Puis votre base : références, moyens humains, prix, anciens mémoires. Sans export, quitter l’outil veut dire tout ressaisir. Enfin, les droits : qui, dans l’équipe, voit les prix et les marges.

Critère 4 : un essai sur un dossier que vous connaissez

Testez sur une consultation à laquelle vous avez déjà répondu : vous connaissez la bonne réponse, et le résultat de l’acheteur si vous l’avez obtenu. Comparez :

• les exigences relevées (dates, visite, critères, pièces) avec votre propre analyse ;
• le premier jet du mémoire avec celui que vous avez déposé : précision, erreurs, part à réécrire ;
• le bordereau chiffré avec votre prix, ligne à ligne, et le fichier rendu avec l’original ;
• le temps passé à vérifier, pas seulement le temps de calcul.

Faites l’essai par la personne qui utilisera l’outil chaque semaine, et reprenez vos relevés de départ. Dans l’exemple de l’entreprise de menuiseries, l’outil se juge d’abord sur les 14 heures de chiffrage.

Le coût réel se calcule au dossier

Comparez les outils au coût par dossier réellement traité : abonnement, consommation à l’usage et utilisateurs ajoutés sur un an, divisés par le nombre de dossiers de l’année. Exemple aux chiffres fictifs : un outil facturé 3 600 € HT par an, pour 30 dossiers, revient à 120 € HT par dossier. À 45 € de coût horaire chargé pour le chargé d’affaires, l’outil doit lui épargner un peu moins de trois heures par dossier pour s’équilibrer, vérification comprise. Ajoutez le temps de prise en main et de saisie de votre base au départ, et regardez la durée d’engagement et les conditions de résiliation. Pour estimer le nombre de dossiers, les données essentielles des marchés (nouvel onglet) d’au moins 40 000 € HT, titulaire et montant compris, publiées sur le portail national des données ouvertes (article R2196-1), montrent combien de marchés de votre métier sont attribués dans votre zone.

Les questions à poser à l’éditeur, par écrit

1. Quelles étapes l’outil couvre-t-il, et lesquelles restent à faire à la main ?
2. Le bordereau et le cadre de réponse sont-ils rendus dans le fichier de l’acheteur ? Quels formats sont refusés ?
3. Que fait l’IA, sur quelles pièces, et qu’est-ce que l’utilisateur valide ?
4. Une quantité ou un prix proposé par l’outil est-il signalé comme tel ?
5. Où les données sont-elles stockées, par quels prestataires passent-elles, servent-elles à entraîner un modèle ?
6. Le contrat de traitement des données personnelles est-il fourni ?
7. Que pouvez-vous exporter, dans quels formats, et à quel moment ?
8. Que deviennent vos données à la résiliation, et dans quel délai ?
9. Combien d’utilisateurs, avec quels droits par rôle ?
10. Comment le prix se calcule-t-il : abonnement, usage, utilisateurs, engagement ?
11. Un essai ou une formule gratuite existent-ils, et sur quelles fonctions ?
12. Qui répond en cas de blocage la veille d’une date limite, et par quel canal ?

Les réponses écrites se comparent d’un éditeur à l’autre, et se relisent un an plus tard. Pour répartir ensuite le travail dans l’équipe, voir organiser la réponse aux appels d’offres.

Avec ARAO

ARAO couvre les six blocs, jusqu’au dépôt exclu. Gratuits : la veille (BOAMP, JOUE, une trentaine de profils d’acheteurs, alertes par activité du BTP), le Go/No-Go illimité et la candidature (coffre-fort daté, DC1, DC2 et DC4 pré-remplis, archive ZIP numérotée). Dans les formules payantes, le mémoire technique, et le cadre de réponse rempli dans le fichier de l’acheteur, mise en page conservée ; avec l’option chiffrage, les prix de la DPGF, du BPU ou du DQE sont écrits dans le fichier Excel ou Word d’origine, quantités inchangées. Chaque dossier se suit en Brouillon, En cours, Soumis, Gagné, Perdu ou Non soumis, avec un tableau de bord. ARAO est une plateforme en ligne autonome : il échange par fichiers (PDF, Word, Excel, ZIP), sans connexion à un logiciel de devis. Il ne dépose pas l’offre, ne signe pas et ne négocie pas, et un bordereau PDF ne se remplit pas. Un essai complet se demande depuis l’application (tarifs) ; les données et l’annexe de traitement sont sur la page sécurité.