L’IA dans la réponse aux appels d’offres : ce qu’elle fait, ce qu’elle ne fait pas

Ce que l’IA fait bien : lire, relever, proposer

Les outils d’IA employés pour répondre aux appels d’offres reposent pour la plupart sur des modèles de langage : ils traitent du texte, beaucoup de texte, sans se lasser. Dans une réponse, cela couvre quatre usages :

• lire et résumer le DCE : quelques centaines de pages ramenées à l’essentiel du lot, pièce par pièce ;
• relever les exigences : date et heure limites, visite de site, pièces de candidature, critères et sous-critères, pénalités, délais, qualifications, conditions financières ;
• proposer un plan de mémoire technique calé sur les sous-critères du RC, puis un premier jet nourri de vos références et de vos méthodes ;
• proposer des éléments de prix : des temps unitaires, des prix de fourniture estimés, une quantité pour une ligne vide.

Elle rend aussi des services plus modestes : signaler qu’une pièce citée par le RC manque au dossier, raccourcir un paragraphe pour tenir la limite de pages, répondre à une question sur le dossier (« le CCAP plafonne-t-il les pénalités ? ») en citant l’article. Ces usages ont un point commun : l’IA propose, une personne qui connaît le chantier vérifie.

Ce qu’elle fait mal : les erreurs qui coûtent un marché

Un modèle de langage produit le texte le plus probable, pas forcément le texte exact. Ses erreurs ont l’air aussi assurées que ses réponses justes, et c’est ce qui les rend dangereuses. Les plus fréquentes dans un dossier de travaux :

• une date, une heure ou un montant mal lu, ou pris dans la mauvaise pièce : l’heure limite des questions confondue avec celle des offres ;
• un DCE modifié pendant la consultation : la synthèse porte encore sur la première version ;
• deux pièces qui se contredisent : l’IA en retient une sans le signaler, alors qu’une contradiction se règle par une question écrite à l’acheteur ;
• un lot confondu avec un autre dans un CCAP commun à tous les lots ;
• des plans, des tableaux ou des pièces mal numérisées, lus en partie ou pas du tout ;
• une norme, un article ou un produit cités alors qu’ils n’existent pas, ou que le CCTP les exclut ;
• un engagement ajouté pour faire bonne impression : une équipe, un délai, un label, un contrôle que personne n’a prévu ;
• un calcul faux : un total, un taux, une conversion d’unités.

Deux défauts moins visibles s’y ajoutent. Le texte générique d’abord : sans le compte rendu de visite ni vos méthodes, l’IA écrit ce qui vaut pour tous les chantiers, et ce texte ne rapporte pas de points. Le prix sans fondement ensuite : l’IA ne connaît ni votre coût horaire chargé, ni vos remises fournisseurs, ni la distance de vos équipes au chantier. Elle donne un ordre de grandeur, pas votre prix.

Exemple : un premier jet relu avec le DCE ouvert

Chantier fictif : réhabilitation d’une mairie, lot « plâtrerie, peinture » estimé à 142 000 € HT, en procédure adaptée, prix 50 %, valeur technique 50 %. Une IA a produit la synthèse du DCE et le premier jet du mémoire. Le chargé d’affaires relit l’une et l’autre avec le RC, le CCTP et son chiffrage ouverts à côté.

Les deux premières lignes peuvent coûter le marché. Les trois suivantes coûtent plus tard, sur le chantier. Cinq compagnons pendant neuf semaines de 35 heures font 1 575 heures, quand le chiffrage en compte 1 050 : à 40 € de coût horaire chargé, l’écart atteint 21 000 € HT, davantage qu’une marge de 8 % sur le lot (11 360 € HT). Le mémoire devenant une pièce du marché (voir plus bas), l’acheteur peut exiger l’équipe annoncée et les peintures promises.

Aucune de ces erreurs ne se voit en lisant le premier jet seul. Elles apparaissent quand chaque date, chaque moyen et chaque produit est rapproché de sa pièce source et du chiffrage. La méthode de relecture complète est dans relire un mémoire technique, le rapprochement avec le bordereau dans remplir une DPGF.

L’offre reste celle de l’entreprise, quel qu’en soit l’auteur

L’acheteur juge l’offre déposée, pas la façon dont elle a été produite :

• une offre qui ne respecte pas les exigences des documents de la consultation, notamment parce qu’elle est incomplète, est irrégulière (article L2152-2 du Code de la commande publique (nouvel onglet)). Une heure mal lue, une pièce oubliée ou une solution contraire au CCTP ont le même effet, qu’elles viennent d’une IA ou d’une personne ;
• quand le marché se réfère au CCAG-Travaux 2021, l’offre technique du titulaire figure parmi les pièces contractuelles (article 4.1 du CCAG-Travaux (nouvel onglet)). Une phrase écrite par l’IA vous engage comme si vous l’aviez écrite ;
• le prix est le vôtre. Un prix estimé trop bas peut valoir une demande de justification d’offre anormalement basse, et seul votre sous-détail de prix y répond : une estimation de l’IA n’est pas une justification.

La décision de répondre suit la même logique. Une note calculée par un outil aide à trier, mais votre relation avec l’acheteur, votre plan de charge réel et vos priorités se notent à la main : voir la grille Go/No-Go.

Confidentialité du DCE et de vos propres données

La plupart des pièces d’un DCE se téléchargent librement sur le profil d’acheteur. Ce n’est pas le cas de toutes : l’acheteur peut imposer des exigences pour protéger la confidentialité de certaines informations. Quand il ne publie pas certaines pièces sur le profil d’acheteur pour cette raison, il indique dans l’avis, ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt, les mesures qu’il impose et la façon d’accéder à ces pièces (article R2132-5 du Code de la commande publique (nouvel onglet)). Des plans remis sous engagement de confidentialité ne se déposent pas dans un outil en ligne sans vérifier que les mesures imposées le permettent.

Vos propres données valent davantage encore pour vos concurrents : coûts horaires, coefficients, remises et devis fournisseurs, prix de vos marchés passés, mémoires bien notés. Avant de les confier à un outil, posez à son éditeur des questions précises :

• où les fichiers et les textes sont-ils stockés, et par quels prestataires passent-ils ?
• servent-ils à entraîner un modèle, et pouvez-vous l’exclure ?
• qui, chez l’éditeur, peut ouvrir un dossier, et dans quels cas ?
• les données de votre entreprise sont-elles séparées de celles des autres clients ?
• combien de temps sont-elles conservées, et comment les supprimer ?

Les réponses varient d’un service à l’autre, et parfois d’une formule à l’autre du même service : lisez les conditions du compte réellement utilisé.

CV, noms et photos : les données personnelles de vos équipes

Le mémoire contient des données personnelles : noms, postes, qualifications, habilitations, CV, photos des compagnons. Les confier à un service d’IA est un traitement de données personnelles, dont l’entreprise est responsable. Le règlement général sur la protection des données (nouvel onglet) en tire deux règles utiles ici : les données sont limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité (article 5, paragraphe 1, point c), et le prestataire qui les traite pour votre compte présente des garanties suffisantes, dans un contrat qui encadre le traitement (article 28).

En pratique :

• désignez les personnes par leur poste ou un code avant l’envoi, et rétablissez les noms dans le document final ;
• retirez des CV la date de naissance, l’adresse, le téléphone personnel et le numéro de sécurité sociale : le mémoire n’en a pas besoin ;
• ne joignez ni pièce d’identité ni titre de séjour aux documents confiés à l’outil ;
• prévenez vos salariés que leur CV et leurs titres servent dans les offres, et tenez ces CV à jour.

Les règles d’usage à écrire dans l’entreprise

Le règlement européen sur l’intelligence artificielle demande aux entreprises qui utilisent un système d’IA dans leur activité professionnelle, les « déployeurs », de prendre des mesures pour favoriser la maîtrise de l’IA par leur personnel, selon ses connaissances et le contexte d’usage. Depuis le 27 juillet 2026, le texte précise que cette obligation n’impose pas un niveau donné à chaque personne (article 4 du règlement (UE) 2024/1689 (nouvel onglet)). Pour une PME du BTP, cela tient en une page de règles, connues de tous ceux qui préparent les offres :

1. Les outils autorisés, utilisés avec un compte de l’entreprise, jamais un compte personnel.
2. Ce qui ne part jamais : pièces remises sous confidentialité, coordonnées personnelles des salariés, identifiants de connexion aux plateformes.
3. Chaque date, montant, quantité et exigence relevé par l’IA se vérifie dans sa pièce source, page ou article à l’appui.
4. Chaque engagement du mémoire est relu par celui qui conduira le chantier.
5. Les effectifs, durées et matériels du mémoire sont rapprochés du chiffrage avant le dépôt.
6. Aucun prix ne part sans votre coût horaire, vos devis et votre marge.
7. La décision de répondre, le prix final et la signature restent à une personne nommée.
8. Un texte produit par l’IA reste marqué « à relire » tant qu’il n’a pas été relu.
9. La version déposée est archivée avec ses sources, pour répondre à une demande de précisions de l’acheteur.

Par où commencer, et où l’IA ne fait pas gagner de temps

Commencez par la lecture du dossier : synthèse du DCE et liste des exigences, comparées sur deux ou trois consultations à votre propre analyse (méthode dans analyser un DCE). Vous verrez vite ce que l’outil relève bien et ce qu’il manque. Passez ensuite au premier jet du mémoire sur un lot que vous connaissez, puis au chiffrage, où l’erreur coûte le plus cher.

L’IA ne fait pas gagner de temps partout. Sur un petit marché de trois pièces, ou un chantier que vous connaissez par cœur, la vérification coûte autant que la rédaction. Ailleurs, le temps gagné à écrire se dépense en partie à vérifier : gardez la relecture croisée prévue dans le rétroplanning type de 30 jours, sans la rogner. Pour comparer les outils, voir choisir un logiciel d’appels d’offres.

Avec ARAO

Dans ARAO, l’IA propose et vous validez à chaque étape. Au dépôt du DCE, elle lit le RC (acheteur, date et heure limites, lots), des données que vous vérifiez avant de continuer, et en tire la liste des pièces à fournir ; le rapprochement avec votre coffre-fort et les imprimés DC1, DC2 et DC4 se font sans IA. Le Go/No-Go, gratuit, note chaque critère au regard du DCE ; un critère manuel reste noté par vous, et la décision vous appartient. En formule payante, le mémoire technique part d’un plan que vous validez, puis d’un premier jet repris section par section. Les noms des salariés saisis dans vos moyens humains sont remplacés par des jetons avant l’envoi à l’IA ; un nom écrit dans un autre document déposé part tel quel. Le mémoire n’est pas rapproché de votre chiffrage. Au chiffrage, option des formules payantes, les colonnes du bordereau sont repérées sans IA, l’IA estime des heures, jamais des montants, et les quantités du fichier ne sont jamais réécrites. Les données envoyées aux modèles d’IA sont décrites sur la page sécurité.