Relire un mémoire technique : la liste de contrôle avant le dépôt

Une version figée, quatre lecteurs, trois jours avant le dépôt

Un mémoire technique se relit sur une version complète et figée, pas au fil de la rédaction. Dans le rétroplanning de répondre à un appel d’offres BTP, la relecture croisée tombe entre J-5 et J-3 : il reste alors le temps de reporter une correction dans le chiffrage, de régénérer le PDF et de recompter les pages. La façon d’écrire est traitée dans rédiger un mémoire technique ; ici, le contrôle.

Chaque lecteur relit avec sa propre question, pas tout le document à la fois :

Le rédacteur ne relit pas seul son texte : il lit ce qu’il a voulu écrire. Le lecteur neuf, un collègue qui n’a pas travaillé sur le dossier, compte le plus, parce qu’il découvre le dossier comme l’analyste.

Relire comme l’analyste : une page et une note par sous-critère

Remettez au lecteur neuf la liste des sous-critères du RC, avec leurs points, et le PDF. Rien d’autre : ni le CCTP, ni vos explications. Pour chaque sous-critère, il note trois choses :

1. la page où il a trouvé la réponse ;
2. une note, sur le barème du RC s’il en donne un, sinon sur quatre niveaux : insuffisant, passable, bien, très bien ;
3. en une ligne, ce qui manque pour la note du dessus.

La direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie (DAJ) rappelle que l’acheteur doit publier ses critères et sous-critères, mais pas sa méthode de notation : une notation par niveaux n’est donc pas toujours annoncée. Lisez les résultats ainsi :

• une réponse trouvée ailleurs que sous le titre du sous-critère se déplace, car l’analyste ne la cherchera pas ;
• une hésitation de plus d’une minute signale un titre qui ne reprend pas l’intitulé du RC ;
• une note basse sur un sous-critère lourd dit où passer les heures de correction, bien avant l’orthographe.

Relisez ensuite, ligne à ligne, le contenu imposé par le RC (« le mémoire comprendra… ») et les exigences du CCTP. Un document demandé et oublié peut coûter l’offre : la DAJ cite une offre jugée irrégulière faute de l’annexe que le RC imposait de renseigner. Vérifiez aussi la place du critère environnemental lorsqu’il est jugé sur le mémoire : voir les critères d’attribution.

Le mémoire et le chiffrage doivent dire la même chose

Le chiffreur relit le mémoire avec son sous-détail ouvert. Exemple fictif : lot 03 couverture d’un gymnase, 1 520 m² de bacs acier à la DPGF, estimé à 310 000 € HT, délai de 16 semaines dont 4 de préparation.

Les deux premières lignes se chiffrent : 2 équipes de 3 couvreurs pendant 10 semaines de 35 heures font 2 100 heures. Les 460 heures manquantes, à 44 € de coût horaire chargé, valent 20 240 € HT ; les 4 semaines de nacelle à 720 €, 2 880 € HT. Au total, 23 120 € HT, soit 7,5 % du montant estimé du lot, à prendre sur la marge.

L’écart ne reste jamais en l’état, car la promesse vous suit. Quand le marché renvoie au CCAG-Travaux 2021 sans y déroger sur ce point, l’ordre des pièces contractuelles place l’offre technique du titulaire avant les éléments de décomposition de son offre financière (article 4.1 (nouvel onglet)) : l’équipe et la nacelle promises restent dues, même si la DPGF ne les compte pas. Deux corrections possibles avant le dépôt : réduire la promesse à ce que le prix finance, ou remonter le prix. Pour les quantités, ne recopiez dans le mémoire que celles du bordereau remis, ou n’en citez aucune. La méthode de chiffrage est dans remplir une DPGF.

Les traces d’un autre dossier

Un mémoire repris d’un ancien dossier laisse des traces que l’analyste repère vite. Dressez la liste des acheteurs, communes, lots et opérations de vos dix derniers dossiers, puis cherchez chacun de ces mots dans le PDF final. La recherche voit mal certains endroits, à contrôler à l’œil :

• la page de garde : intitulé exact du marché, référence, numéro et intitulé du lot ;
• les en-têtes et pieds de page, souvent restés sur l’ancien marché ;
• les légendes des photos, et les photos elles-mêmes : un autre bâtiment, une autre saison ;
• les propriétés du PDF (titre, auteur), que l’acheteur peut afficher dans sa visionneuse ;
• les dates : visite antérieure à la publication, planning d’une autre année ;
• les personnes : un conducteur de travaux parti, un CV d’il y a trois ans ;
• les ouvrages et produits : un ascenseur dans un bâtiment qui n’en a pas, un isolant que le CCTP exclut.

Un fichier Word remis en plus du PDF peut aussi porter des commentaires et des modifications suivies : acceptez-les ou supprimez-les avant l’export.

Ce qui rend l’offre irrégulière, et ce qui ne se rattrape plus

Certaines fautes ne coûtent pas des points, mais l’offre. Est irrégulière l’offre qui ne respecte pas les exigences des documents de la consultation, notamment parce qu’elle est incomplète (article L2152-2 du Code de la commande publique (nouvel onglet)). En relecture, cherchez :

• un engagement contraire au CCTP : la DAJ cite deux interlocuteurs proposés là où le CCTP en exigeait un seul ;
• une pièce exigée par le RC et absente : organigramme, planning, fiche, mémoire de variante ;
• une limite de pages dépassée quand le RC la pose comme exigence ;
• une réserve glissée dans le texte (« sous réserve de… ») sur une exigence du DCE, qui revient à changer l’offre.

Avant l’heure limite, un nouveau dépôt complet remplace le premier : seule la dernière offre reçue dans le délai est ouverte (article R2151-6). Après, plus rien ne se corrige de votre propre initiative. L’acheteur peut demander de préciser la teneur d’une offre ambiguë (article R2161-5 (nouvel onglet) en appel d’offres ouvert), sans négociation. Il peut aussi autoriser la régularisation d’offres irrégulières, sans en modifier les caractéristiques substantielles (article R2152-2 (nouvel onglet)) : c’est pour lui une faculté, jamais un droit pour vous, et la DAJ range l’offre sans mémoire technique parmi celles qui ne se régularisent pas. Répondre à ces demandes fait l’objet de l’article répondre à une demande de précisions.

La liste de contrôle du PDF final

Le dernier contrôle porte sur le fichier qui partira, pas sur le Word :

1. Chaque sous-critère du RC a son titre, sous son intitulé exact et dans son ordre.
2. Le sommaire renvoie aux bonnes pages, après la dernière correction.
3. Le nombre de pages respecte la limite, compté selon la règle du RC (page de garde, annexes, pages A3).
4. La police et sa taille respectent le minimum fixé par le RC, s’il en fixe un.
5. Chaque annexe citée existe, porte son numéro et est jointe.
6. Les fiches produits correspondent aux produits du mémoire et du bordereau.
7. Les effectifs, les durées et le matériel sont ceux du sous-détail.
8. Le délai est celui de l’acte d’engagement, et le planning le respecte.
9. Chaque sous-traitant cité est déclaré.
10. Les personnes nommées seront disponibles aux dates du planning.
11. Aucun nom, aucune date, aucune photo d’un autre dossier.
12. Les photos sont nettes et légendées, les tableaux lisibles une fois imprimés.
13. Le texte est sélectionnable : un scan se relit mal et ne se cherche pas.
14. Le fichier porte le nom et le format demandés, sous la taille admise par la plateforme.
15. Le PDF a été rouvert après l’export, page par page.

Améliorer un mémoire existant plutôt que le recopier

Repartir d’un ancien mémoire fait gagner du temps, à condition de le trier bloc par bloc avant d’écrire :

Les notes obtenues sur vos offres perdues montrent où vos textes types faiblissent : un sous-critère « moyens » noté bas trois fois de suite désigne un bloc à reprendre, pas un dossier malchanceux. Demander ces notes est traité dans après un appel d’offres perdu, et l’organisation d’une bibliothèque de textes dans capitaliser ses réponses. Le ton et la mise en forme se travaillent à part : voir le style du mémoire technique.

Avec ARAO

Dans les formules payantes, ARAO propose le plan à partir du RC, du CCTP et du CCAP, puis rédige un premier jet du mémoire technique. La relecture se fait dans un chat : vous désignez la section à modifier, dites ce qu’il faut changer, et l’aperçu du PDF se met à jour à côté. La rédaction coûte 1 crédit ; les modifications dans le chat ne consomment aucun crédit. Les noms des salariés saisis dans vos moyens humains sont remplacés par des jetons avant l’envoi à l’IA.

ARAO ne fait pas la relecture à votre place. La limite de pages n’est qu’une consigne donnée à l’IA : comptez les pages sur le PDF. Le mémoire n’est pas rapproché de votre chiffrage, et le Word, produit à partir du PDF, peut demander des retouches de mise en page. Si l’acheteur impose un cadre, ARAO le remplit dans son propre fichier (cadre de réponse technique), et un compteur indique les zones encore vides avant la génération du document.