Visite de site d’un appel d’offres : la préparer, poser les bonnes questions, l’exploiter

Obligatoire ou facultative : ce que fixe le RC

Le RC dit si la visite de site est obligatoire, à quelles dates ou sur quel rendez-vous, qui peut y aller pour le candidat, et quelle preuve joindre. Quand les offres ne peuvent être déposées qu’après une visite, les délais de réception doivent laisser à toutes les entreprises le temps de recueillir les informations nécessaires (article R2151-3 du Code de la commande publique (nouvel onglet)). Notez l’écart entre la dernière date de visite et la date limite : c’est le temps qui vous restera pour chiffrer ce que vous aurez vu.

Visite obligatoire : sans la preuve demandée, l’offre risque d’être jugée irrégulière, car elle ne respecte pas les exigences des documents de la consultation (article L2152-2 (nouvel onglet)). Elle est alors éliminée en appel d’offres et en procédure adaptée sans négociation (article R2152-1). Une visite faite mais une attestation oubliée dans le pli peut être régularisée si l’acheteur le permet, ce qui n’est qu’une faculté (article R2152-2). Une visite manquée, elle, ne se rattrape pas : bloquez la date dès le GO, voir lire un DCE dans le bon ordre.

Visite facultative : personne ne la contrôle, mais avec le CCAG-Travaux, vos prix sont réputés tenir compte des sujétions normalement prévisibles dans les conditions de temps et de lieu du chantier (article 9.1.1 (nouvel onglet)). Ce que la visite aurait montré ne se facture pas après coup.

Trois pièges de l’attestation :

• le nom : celui du candidat qui déposera l’offre, raison sociale et établissement compris, pas celui d’une société sœur ;
• le lot : une attestation par lot visé quand le RC le demande ;
• le groupement : le RC dit si un seul membre suffit ; sans précision, posez la question.

Préparer la visite au bureau

Une visite utile se prépare avec le DCE ouvert. Avant de partir :

• relisez le CCTP : sujétions du site, limites de prestations, ouvrages existants à conserver ou à déposer ;
• imprimez les plans de vos zones à une échelle lisible, et marquez ce qu’il faut mesurer ;
• lisez les diagnostics : vous saurez quelles zones ne pas toucher et quoi regarder ;
• parcourez le PGC : installations communes, accès, horaires, stockage ;
• repérez au bordereau les lignes dont le prix dépend du site : déposes, protections, échafaudages, manutentions, raccordements ;
• écrivez la liste des points à vérifier, par thème, avec la référence du plan ou de l’article.

Emportez les plans annotés, un mètre laser, un appareil photo, une lampe et vos équipements de protection. Les zones à risque et les contraintes déjà relevées dans le DCE se vérifient en priorité : la méthode pour les repérer est dans repérer les risques d’un DCE.

Ce qu’il faut voir, mesurer et demander sur place

Mesurez plutôt que d’estimer : une hauteur sous plafond, une largeur de porte, une distance entre le stockage et la zone de travail. Photographiez chaque constat avec un repère, sans personne reconnaissable, surtout dans une école ou un établissement de soins, et demandez au guide si des locaux ne doivent pas être photographiés. Notez ce qui diffère des plans : une cloison ajoutée, un local réaffecté, un réseau dévoyé.

Reposer par écrit ce qui change le prix

La personne qui guide la visite ne modifie pas le DCE, et une réponse orale ne laisse aucune trace opposable. Toute réponse qui change votre prix, votre délai ou vos méthodes se repose par écrit sur le profil d’acheteur, en citant la pièce, l’article et le constat. Exemple : « Lors de la visite du 14 octobre, le local 012 prévu au PGC pour le stockage était occupé par du mobilier. Quel emplacement est mis à disposition du lot 05, et à quelle distance des zones de travaux ? »

Posez ces questions vite. En procédure formalisée, l’acheteur répond au plus tard six jours avant la date limite aux demandes faites en temps utile (article R2132-6 (nouvel onglet)) ; en procédure adaptée, le RC fixe souvent une date limite des questions. La réponse est en général publiée sur le profil d’acheteur pour tous les candidats : elle devient alors une pièce de la consultation.

Le compte rendu, rédigé le jour même

Celui qui a visité l’écrit avant le lendemain, tant que les détails sont frais. Une à deux pages suffisent :

1. En-tête : dossier, lot, date et durée, participants, nom et fonction du guide.
2. Constats par thème, avec les mesures et les numéros de photos.
3. Écarts entre les plans et la réalité.
4. Réponses orales obtenues, marquées « à confirmer par écrit ».
5. Effet de chaque constat : ligne du bordereau, heures, matériel, délai.
6. Points à reprendre dans le mémoire technique.
7. Questions écrites à envoyer, et effet possible sur la décision Go/No-Go.

Classez-le avec l’attestation dans le dossier, et transmettez-le à celui qui chiffre et à celui qui rédige le mémoire.

Exemple : ce que la visite change au prix d’un lot d’électricité

Chantier fictif : rénovation d’une école élémentaire en site occupé, lot 05 « Électricité courants forts et faibles », estimé par l’acheteur à 140 000 € HT, en procédure adaptée. Taux de l’exemple : 45 € de l’heure chargée, échafaudage roulant à 180 € la semaine, location du conteneur à 300 € le mois, dalle à 9,50 €.

Une demi-journée de visite ajoute 4 190 € HT de coûts réels au chiffrage, soit près de 3 % du montant estimé, et trois questions écrites : stockage, dalles, périodes d’intervention. Sans elle, ces coûts auraient été pris sur votre marge. Si l’acheteur confirme les vacances scolaires comme seules périodes d’intervention dans les classes, le planning et le nombre de compagnons changent : c’est le sujet de la méthodologie du mémoire.

Exploiter la visite dans le mémoire technique

Le mémoire technique n’a pas besoin du récit de la visite. Il a besoin de constats suivis d’une mesure. Pour chaque constat utile : ce que vous avez vu, ce que vous ferez, avec quels moyens. Exemple de phrase : « Visite du 14 octobre : hall de 4,20 m sous plafond. Les luminaires du hall seront posés depuis un échafaudage roulant, le mercredi après-midi, hall fermé au public. »

Trois règles :

• chaque mesure annoncée se retrouve dans le prix : l’échafaudage et le conteneur de l’exemple ont leur coût au bordereau ;
• une photo légendée vaut mieux qu’une description : le portail, le hall, le tableau existant ;
• un constat sans mesure n’apporte rien, et une mesure qui contredit le CCTP vous expose : décrivez une méthode, pas une condition.

La structure d’ensemble est dans rédiger un mémoire technique.

Avec ARAO

Le Go/No-Go, gratuit, indique si une visite est obligatoire et ses modalités, avec le lieu d’exécution et la distance depuis votre implantation la plus proche. La liste des pièces à fournir, tirée du RC, fait apparaître l’attestation de visite : c’est l’acheteur qui la délivre, ARAO ne prend pas le rendez-vous. Pour le mémoire technique, en formule payante, ARAO vous demande votre compte rendu de visite et vos notes prises sur place, à côté des images à intégrer : ce que vous avez vu ne figure dans aucune pièce du DCE, et l’IA s’en sert pour ancrer le premier jet dans le chantier réel. Le compte rendu reste à écrire par vous, et chaque section se reprend dans le chat avant export en PDF ou en Word.