Soutenance orale d’un appel d’offres : préparer l’audition devant l’acheteur

Quand l’acheteur organise une audition

Aucun texte n’impose une audition dans un marché de travaux : c’est l’acheteur qui la prévoit. Elle s’annonce dans le règlement de la consultation (RC), ou arrive par une convocation sur le profil d’acheteur après l’ouverture des plis. Elle sert à l’un de ces trois usages :

• noter un sous-critère annoncé : beaucoup de RC précisent qu’une partie de la valeur technique, souvent la compréhension du projet ou l’organisation du chantier, s’apprécie à l’oral. Les critères d’attribution et leurs modalités de mise en œuvre figurent dans les documents de la consultation : une audition notée doit donc y être annoncée ;
• faire préciser une offre peu claire, sans la modifier ;
• négocier, quand la procédure le permet.

Lisez la convocation comme une pièce du dossier : date et créneau, durée de l’exposé et des questions, nombre de participants, support admis ou exigé, envoi préalable, thèmes imposés. L’acheteur doit traiter tous les candidats de la même façon (article L3 du Code de la commande publique (nouvel onglet)) : même durée, mêmes thèmes, même information.

Ce que l’audition peut changer, selon la procédure

La procédure décide de ce qui peut bouger. Vérifiez-la dans l’avis et le RC avant de préparer quoi que ce soit.

En appel d’offres, « l’acheteur ne peut négocier avec les soumissionnaires. Il lui est seulement possible de leur demander de préciser la teneur de leur offre » (article R2161-5 (nouvel onglet), repris pour l’appel d’offres restreint à l’article R2161-11). La direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie (DAJ) le rappelle : « En aucun cas, une négociation ne peut s’instaurer à cette occasion ». Une baisse de prix proposée à l’oral ne vaut rien, et elle trouble le jury.

En MAPA, le RC fixe les règles. Une négociation prévue n’est pas une négociation promise : l’acheteur peut attribuer sur les offres initiales s’il s’en est réservé la possibilité (article R2123-5). En procédure avec négociation, le pouvoir adjudicateur négocie avec tous les soumissionnaires leurs offres initiales et ultérieures, sauf les offres finales, et ni les exigences minimales ni les critères ne se négocient (article R2161-17 (nouvel onglet)). La méthode pour négocier est dans négocier son offre.

Qui envoyer, et ce que le jury regarde

Le jury réunit souvent l’acheteur, ses services techniques et le maître d’œuvre. Il vient vérifier trois choses : que vous avez compris ce chantier-là, que l’équipe annoncée existe et sera disponible, que votre prix tient.

Envoyez les personnes qui feront le chantier et une personne qui peut engager l’entreprise :

• le chargé d’affaires ou le dirigeant : il ouvre, conclut et répond sur le prix ;
• le conducteur de travaux nommé dans le mémoire technique : il porte la méthode et le planning ;
• le chef de chantier, si la convocation admet trois personnes et que le site est délicat.

Une équipe différente de celle du mémoire fait naître un doute que l’exposé ne lève pas. Le mémoire devient une pièce du marché une fois signé : quand le marché se réfère au CCAG-Travaux 2021, celui-ci range l’offre technique parmi les pièces contractuelles (article 4.1). Les personnes présentées doivent donc être celles que vous mettrez sur le chantier.

Construire l’exposé sur les critères notés

L’exposé ne relit pas le mémoire : il suit les sous-critères que l’audition note, dans l’ordre du RC, et montre ce que le mémoire dit déjà, preuves à l’appui.

Exemple fictif : lot 03 « Menuiseries extérieures » de la réhabilitation d’un groupe scolaire, en procédure adaptée avec négociation, estimé à 240 000 € HT. Le RC note le prix sur 40 points et la valeur technique sur 60, dont 20 points pour « compréhension du projet et organisation du chantier », appréciés lors d’une audition de 45 minutes : 20 minutes d’exposé, 25 minutes de questions. Quatre candidats sont invités.

L’enjeu se calcule. Entre une audition notée 8 sur 20 et une autre notée 15, l’écart est de 7 points. Avec la formule courante, prix le plus bas divisé par votre prix, multiplié par 40, 7 points représentent l’écart d’une offre environ 21 % plus chère que la moins-disante. Le prix ne se rattrape pas à l’oral ; ces 7 points, si.

Préparez un exposé qui tient en 14 minutes : les questions de transition, un retard de projection ou une interruption du jury mangent le reste. Une partie non présentée n’est pas notée.

Un support court, tiré de l’offre déposée

Le support aide le jury à suivre, il ne se lit pas. Dix diapositives suffisent pour vingt minutes, une par idée, avec ce que vous seul pouvez montrer :

• les photos de la visite de site, légendées avec ce qu’elles changent au chantier ;
• un plan du site avec les zones de travail, de stockage et les cheminements ;
• le phasage et le planning, avec les jalons imposés par le CCAP ;
• l’organigramme du chantier, avec les noms du mémoire ;
• deux ou trois références comparables, avec montant, année et acheteur.

Chaque chiffre affiché doit se retrouver dans l’offre : effectif, délai, durée de phase, fournisseur. Un support qui annonce cinq compagnons quand la DPGF en paie trois ouvre la première question du jury. Si la convocation demande d’envoyer le support à l’avance, respectez le délai et le format, et apportez une copie sur clé et sur papier.

Les questions à préparer, et où trouver la réponse

Listez les questions probables et la pièce qui porte la réponse. Celles qui reviennent sur un lot de travaux :

1. « Votre prix est 15 % sous l’estimation : comment l’expliquez-vous ? » Répondez par le sous-détail de prix des lignes qui pèsent. Si l’acheteur soupçonne une offre anormalement basse, il vous demande de la justifier : répondez alors par écrit, avec ce même sous-détail.
2. « Le conducteur de travaux est-il libre aux dates du chantier ? » Ayez votre plan de charge en tête.
3. « Que se passe-t-il si les châssis arrivent en retard ? » Délai du fournisseur, date de commande, solution provisoire.
4. « Comment protégez-vous les locaux occupés pendant la dépose ? »
5. « Quelle part sous-traitez-vous, et à qui ? » La réponse doit coller à la déclaration de sous-traitance remise.
6. « Que deviennent les anciens châssis ? » Tri, filière, bordereau de suivi : le critère environnemental se joue aussi à l’oral.
7. « Votre offre comprend-elle la reprise des appuis et des tableaux ? » Citez la ligne de la DPGF.
8. « Pouvez-vous commencer deux semaines plus tôt ? » En appel d’offres, la réponse ne change pas l’offre ; en négociation, répondez avec ce que cela coûte et confirmez par écrit.

Répétez une fois en entier, chronomètre en main, puis une fois sur les seules questions, posées par un collègue qui n’a pas monté le dossier.

Pendant et après l’audition : la trace écrite

Pendant l’audition, une personne note les questions et les réponses données. Ne promettez rien que l’offre ne contienne pas : un engagement seulement oral n’est dans aucune pièce du marché, et une promesse qui contredit le mémoire fragilise l’offre entière. Si une question demande un chiffre que vous n’avez pas, proposez de le transmettre par écrit dans le délai que fixera l’acheteur.

Après l’audition :

• en appel d’offres, attendez une éventuelle demande écrite de précisions et répondez-y sur le profil d’acheteur, sans rien modifier de l’offre (voir répondre à une demande de précisions) ;
• en négociation, l’offre ne change que par écrit. Le pouvoir adjudicateur qui clôt les négociations fixe une date limite commune pour les offres nouvelles ou révisées (article R2161-20 (nouvel onglet)) : reportez-y chaque concession, avec son prix ;
• n’envoyez aucun complément non demandé : il ne fait pas partie de l’offre et peut passer pour une tentative de la modifier.

Gardez vos notes au dossier. Si le marché vous échappe, elles éclairent les motifs de rejet ; la suite est dans après un appel d’offres perdu.

Les erreurs qui coûtent des points à l’oral

• Raconter l’histoire de l’entreprise pendant dix minutes au lieu de parler du site.
• Venir sans le conducteur de travaux nommé dans le mémoire.
• Proposer une remise en appel d’offres, ou une concession sans contrepartie en négociation.
• Annoncer un délai plus court que le planning remis.
• Dépasser le temps et perdre la dernière partie de l’exposé.
• Critiquer le projet ou le maître d’œuvre : signalez une difficulté avec la solution que vous y apportez.
• Répondre « on verra sur le chantier » à une question sur une interface entre lots.

La préparation de l’offre écrite, dont l’audition n’est que le prolongement, est décrite dans répondre à un appel d’offres BTP.

Avec ARAO

ARAO ne prépare pas le support, n’assiste pas à l’audition et ne négocie pas : ces étapes restent les vôtres. Il aide à en rassembler la matière. Le Go/No-Go, gratuit, relève dans le DCE les critères de jugement et leur pondération : vous voyez dès le départ si une audition est notée. Le panneau « Interroger le DCE » de la fiche du dossier, ouvert à la formule gratuite, répond à une question sur les pièces en citant la pièce et, quand elle est connue, la page : de quoi vérifier une exigence du CCTP avant de répondre au jury. Dans les formules payantes, le mémoire technique, rédigé à partir du DCE, du compte rendu de visite et de votre base de connaissance, se télécharge en PDF et en Word : le support se construit sur ce texte et reste fidèle à l’offre déposée. Le résultat connu, le dossier passe en « Gagné » ou « Perdu », avec la note obtenue et le nombre de concurrents si vous les renseignez.