Négocier son offre : quand c’est permis, ce qui se négocie et comment s’y préparer

Quand l’acheteur peut négocier, et quand il ne le peut pas

La négociation dépend de la procédure, et le règlement de la consultation (RC) dit laquelle s’applique.

En appel d’offres, l’acheteur « ne peut négocier avec les soumissionnaires » (article R2161-5 (nouvel onglet)) : une demande de baisse de prix n’y a pas de base. Ce qu’il peut demander est décrit dans répondre à une demande de précisions.

En procédure adaptée, l’acheteur qui prévoit une négociation « peut attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation, à condition d’avoir indiqué qu’il se réserve cette possibilité » (article R2123-5 (nouvel onglet)). Beaucoup de RC l’indiquent. Conséquence : une marge gardée « pour la négociation » reste dans votre prix si l’acheteur attribue d’emblée, et elle vous classe derrière un concurrent qui a remis son vrai prix.

Lisez aussi dans le RC avec combien de candidats l’acheteur négociera (souvent les trois ou quatre premiers après une première analyse), sur quels points, et sous quelle forme : échanges écrits, rendez-vous ou audition. Pour l’audition, voir la soutenance orale.

Ce qui se négocie, et ce qui ne bouge pas

Peuvent se négocier : le prix, les délais, le phasage, les moyens, les solutions techniques tant qu’elles restent conformes au CCTP, parfois des conditions d’exécution que l’acheteur accepte d’ajuster.

Ne se négocient pas, en procédure avec négociation : les exigences minimales et les critères d’attribution (article R2161-17 (nouvel onglet)). Quand l’acheteur change les spécifications techniques ou d’autres documents de la consultation, il en informe par écrit tous les soumissionnaires encore en lice et leur laisse un délai identique pour adapter leur offre (article R2161-19). En procédure adaptée, la même logique d’égalité de traitement s’applique : le besoin et les critères annoncés restent ceux de la consultation.

Un prix négocié reste soumis au contrôle de l’offre anormalement basse : une baisse que vous ne savez pas justifier par le sous-détail peut faire écarter l’offre au lieu de la faire gagner.

Préparer ses marges de manœuvre avant la séance

Une négociation se prépare sur le chiffrage, pas dans la salle. Avant tout échange, arrêtez par écrit :

• le prix plancher : prix de revient (déboursé sec, frais de chantier, frais généraux) plus les aléas. En dessous, le chantier perd de l’argent dès le premier imprévu. Sa construction est détaillée dans calculer un prix unitaire ;
• les leviers chiffrés : chaque économie réelle que vous pouvez rendre (phasage, matériel, produit équivalent conforme, approvisionnement), avec son montant et sa condition ;
• les lignes rouges : délai minimal, effectif de sécurité, pénalités que vous refusez de voir alourdir ;
• le mandat : qui décide dans la salle, et jusqu’où, sans rappeler le dirigeant.

Notez aussi ce que l’acheteur cherche. La pondération du RC le dit : si le prix pèse 40 %, chaque euro rendu achète moins de points qu’une réponse précise sur le délai ou le phasage. Le poids du prix dans la note est traité dans fixer son prix.

Exemple : un lot de sols souples négocié

Exemple fictif : lot 08, sols souples d’un groupe scolaire, procédure adaptée avec négociation prévue avec les trois premiers. Offre initiale : 124 800 € HT, soit 115 600 € de prix de revient, 2 300 € d’aléas et 6 900 € de marge. Prix plancher : 117 900 € HT. L’acheteur annonce une négociation sur le prix et le phasage.

L’entreprise arrive avec trois leviers :

Offre finale : 115 957 € HT. Les deux premiers leviers baissent le coût autant que le prix : le nouveau plancher tombe à 110 557 € HT et la marge reste de 5 400 €. Si le moins-disant reste à 113 500 € HT et que le prix est noté sur 40 points selon la formule « prix le plus bas divisé par le prix de l’offre », la note prix passe de 36,4 à 39,2.

À l’inverse, une remise sèche de 10 % demandée en séance porterait l’offre à 112 320 € HT, soit 3 280 € sous le prix de revient : le chantier perd de l’argent avant le premier aléa.

Négocier par contreparties, pas par remise sèche

Chaque concession s’échange contre quelque chose : un phasage, une validation de produit, un délai, une simplification d’accès au site. Une remise sans contrepartie ne baisse que votre marge, et elle annonce à l’acheteur que votre premier prix était gonflé.

Quelques règles en séance :

• présentez les leviers un par un, chiffrés, en commençant par ceux qui baissent vos coûts ;
• ne promettez aucun moyen absent du chiffrage : une équipe de plus annoncée pour rassurer se paie au chantier, et un délai raccourci sans moyens se paie en pénalités ;
• reformulez par écrit, à la fin de l’échange, ce qui a été dit et ce qui reste à confirmer ;
• refusez poliment de descendre sous le plancher : perdre un lot coûte moins qu’un chantier à perte.

Les leviers techniques demandent une vérification : un produit « équivalent » doit l’être au regard de chaque exigence du CCTP, et le maître d’œuvre le valide avant que vous ne le chiffriez dans l’offre finale.

Égalité de traitement et confidentialité

L’acheteur ne peut pas communiquer, en cours de consultation, « le montant total ou le prix détaillé des offres », ni les informations confidentielles d’un candidat (article L2132-1 (nouvel onglet)). Il peut vous dire ce qui pèche dans votre offre, pas ce que propose un concurrent. Une phrase comme « un concurrent est bien moins cher » ne se vérifie pas : ne cassez pas votre prix pour elle.

La règle vous protège aussi. Vos solutions techniques et vos prix ne doivent pas être révélés aux autres candidats sans votre accord. Si vous présentez un procédé ou une organisation qui fait votre différence, signalez-le comme confidentiel.

En procédure avec négociation, l’acheteur peut avancer par phases successives pour réduire le nombre d’offres, s’il l’a annoncé, en appliquant les critères d’attribution (article R2161-18). Être écarté d’une phase n’est pas une négociation ratée : c’est le classement.

L’offre finale : écrite, complète et cohérente

Pour conclure la négociation, l’acheteur informe les soumissionnaires restant en lice et « fixe une date limite commune pour la présentation d’éventuelles offres nouvelles ou révisées » (article R2161-20 (nouvel onglet)). Les offres finales ne se négocient plus. En procédure adaptée, le RC ou le courrier de l’acheteur fixe le même type d’échéance.

L’offre finale reprend tout ce qui a été accepté, et rien d’autre :

• le bordereau mis à jour, dans le fichier de l’acheteur ;
• l’acte d’engagement au nouveau total, au centime ;
• le mémoire technique corrigé là où le phasage, les moyens ou les produits ont changé ;
• les fiches techniques des produits validés.

Elle se dépose comme une offre, sur le profil d’acheteur et avant l’heure fixée : voir déposer son offre en ligne. Un accord oral qui n’est pas dans l’offre finale n’existe pas.

Les erreurs qui coûtent en négociation

• Garder une marge cachée dans l’offre initiale, alors que l’acheteur peut attribuer sans négocier.
• Concéder une remise sans contrepartie, puis la refaire au tour suivant.
• Descendre sous le prix plancher pour une rumeur de prix concurrent.
• Accepter un délai ou des moyens que le chiffrage ne porte pas.
• Oublier de mettre à jour le mémoire ou l’acte d’engagement : l’offre finale devient incohérente.
• Croire qu’un appel d’offres se négocie : la demande n’a pas de base légale.

Le marché privé obéit à d’autres règles, où la négociation est libre : voir répondre à un appel d’offres privé.

Avec ARAO

ARAO ne négocie pas et n’assiste pas aux échanges avec l’acheteur : la négociation reste la vôtre. Il prépare vos chiffres. Avec l’option chiffrage des formules payantes, la structure de prix affiche le déboursé sec, le coût de production, le prix de revient et la marge du lot ; frais généraux, aléas et marge se règlent en pourcentage, sur l’assiette de votre choix, ou en montant fixe, et le prix se recalcule à chaque saisie, ce qui permet de chiffrer un prix plancher et chaque levier avant la séance. La consultation des fournisseurs, article par article, aide à vérifier le prix d’un produit équivalent. Après accord, le bordereau se régénère dans le fichier Excel de l’acheteur, avec un historique des versions, et le mémoire technique, en formule payante, se reprend section par section. ARAO ne dit pas jusqu’où descendre : le prix plancher et la décision restent les vôtres.